Sector público - los beneficios de un sistema de reservas en línea

La administración pública, como cualquier otra organización, debe cumplir las nuevas normativas relativas a la Covid-19 para garantizar la seguridad del público y de sus empleados. TIMIFY, un sistema de gestión de citas y recursos online, ayuda a evitar salas de espera abarrotadas, a seguir las normas de distancia social y a rastrear contactos. Aunque se relajen las normas de seguridad, los usuarios obtendrán grandes beneficios gracias a lo sencillo y conveniente que es usar TIMIFY.

La pandemia del coronavirus justifica la necesidad de implementar nuevos servicios digitalizados en la administración pública, y lo más importante es que estos servicios garantizarán la seguridad de la gente. Aunque muchos organismos gubernamentales ofrecen cada vez más servicios online, TIMIFY va más allá: mejora los servicios digitales para los usuarios y garantiza su seguridad y bienestar.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de reserva de citas?

Muchos servicios públicos requieren que se acuda en persona, por lo que es necesario cumplir unas normas de seguridad específicas. La afluencia de público debe controlarse y limitarse en muchas oficinas.

Reservar citas online por adelantado permite que las oficinas y agencias ofrezcan sus servicios de forma más accesible y eficaz.

La gestión de reservas online ofrece ventajas significativas tanto al personal de las oficinas como a la ciudadanía.

Principales ventajas de reservar online:

• Controlar la afluencia de visitantes
• Menos gente en las salas de espera
• Horarios de trabajo más predecibles
• Facilidad para evitar falta de personal
• Mejora el ambiente laboral
• Mayor capacidad de trabajo
• Empleados y ciudadanos más satisfechos
  

¿Cómo mejora TIMIFY los servicios digitales de la administración pública?

• Ofrece reservas online: Los usuarios podrán buscar la fecha que más les convenga y reservarla directamente online a cualquier hora, en cualquiera de tus canales de comunicación.
• Crea diferentes enlaces de reservas: Los usuarios pueden reservar citas directamente con un departamento específico o con el funcionario correspondiente mediante diferentes opciones de reserva.
• Personaliza el formulario de reservas: Elige qué información se debe incluir en la reserva para asegurarte de que se aportan todos los elementos necesarios (como documentos, etc.).
• Facilita el rastreo de contactos: Con el sistema de reservas online, tendrás un registro de las personas que han estado en la oficina y con quién se han relacionado, así como su información de contacto, por si fuera necesario en caso de que se produzcan contagios.
• Garantiza accesibilidad: Ofrece un servicio accesible para todo el mundo. Cuando los usuarios reserven su cita podrán especificar cualquier restricción que se deba tener en cuenta para que se tomen las medidas necesarias.
• Envía recordatorios: Envía emails con recordatorios para evitar que los usuarios olviden sus citas. También puedes ofrecerles la oportunidad de cambiar la fecha o la hora de su reserva. Si la cancelan, quedará disponible para que la pueda reservar otra persona.
• Incluye tiempo de búfer: Añade tiempo de búfer a cualquier cita para hacer las gestiones necesarias antes y después de dicha cita. En tiempos de la Covid -19, esta función también se puede usar para llevar a cabo las medidas de higiene requeridas entre citas.
• Establece duraciones diferentes: Diferentes reservas pueden necesitar duraciones diferentes. Esto se añadirá automáticamente en el calendario en cuanto se haga la reserva.
• Organiza eventos de grupo: Gestiona reservas online para grupos de cualquier tamaño (por ejemplo, reuniones municipales) usando formularios de reserva personalizados y enviando recordatorios para asegurarse de que los asistentes sigan las normas.
  

¿Cómo están usando TIMIFY las entidades públicas?

TIMIFY se puede adaptar a situaciones y necesidades muy variadas. Además de los centros municipales, juzgados o centros sociales, TIMIFY se puede utilizar en bibliotecas, museos, piscinas públicas y centros de reciclaje. El software también se puede usar para organizar eventos en escuelas, actividades públicas o programas educativos y de ocio. Sea donde sea, TIMIFY proporciona un control absoluto sobre la gestión de visitas y permite que las cadenas de transmisión sean fáciles de rastrear.

MUY PRONTO: La nueva aplicación de gestión de colas de TIMIFY combina lo digital con lo tradicional

El compromiso de TIMIFY es estar a la cabeza de la innovación digital, ayudando a los gobiernos a ofrecer soluciones innovadoras en el sector público. Actualmente estamos trabajando para desarrollar una nueva aplicación para gestionar colas, que se podrá usar tanto para gestionar las reservas online como otros métodos más tradicionales como, por ejemplo, obtener un número por orden de llegada.

Con la aplicación de gestión de colas, las personas que lleguen sin cita previa tendrán la opción de sacar un número de la forma tradicional o escanear un código QR con su dispositivo móvil. Al escanear el código QR, obtendrán un número y recibirán más información directamente en su dispositivo móvil. Así, podrán ver el tiempo de espera y recibirán una notificación antes de que sea su turno. Esto les permitirá usar su tiempo de espera para realizar otras tareas, si les resulta conveniente. De esta manera, los usuarios estarán más satisfechos y las salas de espera más vacías.

Mirando hacia el futuro

Las circunstancias actuales a causa de la Covid-19 hacen que las medidas mencionadas sean necesarias. TIMIFY garantiza que la ciudadanía y las oficinas estén protegidas por unos servicios digitales seguros en un entorno centralizado, incluso en situaciones complicadas. Cuando esta crisis termine, estas funciones seguirán proporcionando un mejor servicio de gestión de oficinas y una mayor satisfacción por parte de los clientes.

Si quieres obtener más información sobre la nueva aplicación de gestión de colas de TIMIFY o si tienes alguna petición especial, reserva una demostración gratuita y sin compromiso con uno de nuestros agentes. Nuestro equipo estará encantado de poder aconsejarte personalmente sobre las soluciones que más te podrían ayudar en tu trabajo.