Gestiona de forma segura la vuelta de tu equipo de trabajo a la oficina con TIMIFY

Establece un sistema de reservas digital con el que los miembros de tu equipo de trabajo podrán reservar el uso de su área de trabajo en grupos y periodos controlados

Nadie se imaginaba que en 2020 hubiera que controlar el acceso y el aforo máximo de empleados en sus propias oficinas para frenar una pandemia global.

En TIMIFY tampoco nos lo imaginábamos, pero gracias a la flexibilidad y eficacia de nuestro software, podemos ofrecer nuevos servicios que son ahora fundamentales para empresas de todo el mundo.

Oficinas e instalaciones están volviendo a abrir en varios territorios, lo que hace necesario gestionar de manera segura el flujo del equipo de trabajo, sin olvidar mantener la distancia social y teletrabajar cuando sea posible.

TIMIFY te permite crear un sistema de reservas digital para que tus empleados puedan reservar de forma sencilla sus zonas de trabajo individual, el acceso a salas de reuniones más grandes para grupos y el uso de zonas comunes.

A continuación, te contamos con más detalle cómo usar las funciones de TIMIFY para gestionar el acceso a la oficina en diferentes situaciones.


Utiliza TIMIFY para gestionar el acceso a oficinas de forma individual y en grupos pequeños

  • ¿QUIÉN?:

    Un ejemplo sería cómo reservaría una persona una sesión de trabajo ordinaria en su mesa habitual o en una compartida, en un área específica.

  • ¿CÓMO?:

    • El software de reservas de TIMIFY te permite añadir tus recursos al sistema, como empleados, equipo y salas de reuniones. 
    • Para gestionar el acceso a las oficinas, usa esta función para añadir mesas individuales y otros tipos de espacios de trabajo como recursos. 
  • VENTAJAS: 

    • Tu equipo podrá usar el sistema online para reservar un periodo de tiempo específico para utilizar dichos recursos (por ejemplo, por horas, medio día o un día completo).
    • Esto crea un horario claro del uso de las oficinas, visible por departamentos o para toda la empresa, que permite planificar de forma segura y responsable la asistencia a las instalaciones.
    • También se pueden personalizar las notificaciones de zonas de trabajo específicas, para informar a quien corresponda de que un recurso se ha reservado, cancelado o reprogramado.
    • Esta opción de TIMIFY es perfecta para espacios pequeños en oficinas o empresas donde, por ejemplo, solo podrían estar tres de tus seis empleados al mismo tiempo.

Utiliza TIMIFY para gestionar equipos y el acceso a oficinas de gran tamaño

  • ¿QUIÉN?:

    • La solución anterior es ideal para empresas o equipos pequeños, pero para las empresas más grandes no es posible añadir manualmente cada mesa o zona de trabajo al sistema.
    • Si necesitas gestionar el acceso a oficinas y zonas de trabajo para equipos grandes, departamentos enteros, eventos o visitantes externos, TIMIFY te ofrece otra solución.

  • ¿CÓMO?:

    • Nuestra función para reservas de grupo te permite crear un evento en tu calendario online, estableciendo un número máximo de asistentes y la duración del evento.
    • Por ejemplo, podrías crear una reserva de grupo para cada departamento de tu oficina, estableciendo un número máximo de 12 asistentes para recursos humanos, 15 para ventas y 20 para relaciones públicas. Prográmalo en el calendario de 9 a 1.

  • Ventajas:

    • Así, solo 12 personas de recursos humanos podrán reservar su zona de trabajo por la mañana. Copia la misma reserva de grupo con un horario de 1 a 5 para ofrecer otra sesión por la tarde.
    • Hacer que las reservas de grupo se repitan automáticamente en tu calendario es muy sencillo, por ejemplo, sesiones de mañana y tarde, de lunes a viernes durante los próximos seis meses. 
    • Esto te permitirá crear un sistema de reservas online para acceder a la oficina de forma rápida y sencilla.
    • La automatización digital requiere escasa supervisión y las notificaciones se envían automáticamente a quien corresponda para informar sobre reservas y cancelaciones. 
    • Si alguien cancela una sesión, esta pasará a estar disponible inmediatamente para que otras personas la puedan reservar. También se pueden enviar notificaciones a los demás miembros del equipo cuando quede una plaza libre.

Gestión del calendario y las videoconferencias

TIMIFY puede hacer mucho más que gestionar el acceso a los espacios de trabajo en tiempos de la COVID-19.

Un sistema de reservas interno fiable que funcione en todas las áreas de un negocio nunca ha sido tan necesario como ahora. TIMIFY proporciona un horario único y compartido, disponible para toda la empresa que te ayudará a organizar:

  • Horarios de trabajo, bajas y vacaciones.
  • Enlaces de reservas – crea enlaces compartidos con información, no solo de tu disponibilidad, sino también de la disponibilidad compartida de un grupo determinado de empleados o recursos.
  • Videoconferencias – las nuevas aplicaciones de TIMIFY para GoToMeeting y Zoom te permitirán preparar videoconferencias para cualquier reunión en tu calendario de manera sencilla.
  • Crea “dependencias” entre los tipos de reservas y los recursos necesarios. Si las reuniones de tu equipo siempre tienen lugar en la misma sala, siempre necesitan una pantalla de televisión y la presencia del jefe del departamento, podrás hacer que estos tres elementos se añadan automáticamente cada vez que programes dichas reuniones.
  • Widget de reserva rápida – haz búsquedas en el calendario de toda la empresa en pocos segundos, aplicando un gran número de variables. Perfecto, sobre todo, para recepcionistas, asistentes personales y el personal que se dedica a hacer reservas habitualmente.

Estas explicaciones son solo un resumen de la gran variedad de posibilidades que ofrece TIMIFY para gestionar el acceso a las zonas de trabajo.

Son muchos los negocios que necesitan incorporar este sistema cuanto antes de forma sencilla, por eso te recomendamos que te pongas en contacto con nuestro equipo, que te ayudará a entender cómo funcionan estas opciones con explicaciones claras y detalladas. Visita nuestro sitio web y comienza una conversación con uno de nuestros representantes.

Autor: TIMIFY

TIMIFY es una solución en línea para la reserva y gestión de citas, así como para la gestión del recurso humano y físico de empresas grandes, medianas y pequeñas. Con su software de servicio innovador basado en la nube (Software as a Service SaaS), TIMIFY ofrece un sistema de reserva de citas inteligente, fácil de usar y con una gran gama de opciones de personalización.

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