10 funciones y tips que necesita conocer para una óptima planeación y gestión de sus citas y eventos

Luego de muchos años de experiencia en el mercado, lo que nos ha permitido conocer de primera mano las necesidades de empresas de todo tamaño y sector en lo concerniente a la planeación y gestión de citas y recursos, nos hemos enfocado en desarrollar soluciones y funciones que realmente respondan a estas necesidades.

Aunque nuestra opción básica, ofrece varias funciones que le permitirán ofrecer y gestionar citas online, la posibilidad de gestionar grupos de trabajo y la automatización de la comunicación con el cliente, ofrecemos muchas otras funciones y opciones de gestión avanzadas nuevas que debe conocer para um manejo de citas y recursos de forma aún más óptima y eficiente. He aquí algunas de ellas:

1. Divida sus citas en fases y asigne los recursos necesarios para casa uno de ellas

  • Para la mayoría de los servicios, sólo es necesario asignar un recurso para ser llevado a cabo; es decir un turno de 30 minutos para una manicure, sólo es necesario una esteticista. Pero qué pasa en el momento que ofrezca un servicio en el que sean necesarios varios empleados y recursos, en diferentes momentos para ser llevada a cabo? o servicios que por su naturaleza o duración necesita incluir tiempos para descansar?
  • Por ejemplo: administra una óptica donde ofrece el servicio de «Ajustes lentes de contacto» con una duración de dos horas, dividida en: 30 minutos para ajustar el lente – donde debe asignar un optómetra y una habitación con el equipo necesario; 1 hora en la que el cliente debe usarlos para familiarizarse y probarlos – no es necesario asignar un empleado ya que el cliente puede salir y regresar luego de una hora; y los restantes 30 minutos para hacer los ajustes finales y hacer el pago – necesita asignar nuevamente el optómetra.
  • En el calendario puede configurar esta cita con una duración total de dos horas de manera fácil y flexible, asignando el optómetra y la habitación, durante los primeros y últimos 30 minutos. Durante la hora en la que el cliente debe usar los lentes de contacto, el optómetra tendrá disponibilidad para recibir otras citas online o atender otros clientes.

2. Incluya tiempos de preparación y seguimiento o tiempos de Búfer

Los tiempos de preparación y seguimiento son bloques de tiempo extra que se añaden a un al inicio o final de un servicio, ya sea para realizar una limpieza, acondicionar un salón o ajustar una maquina o equipo. Este «tiempos de búfer» aparecerán en su calendario, pero los clientes no lo verán cuando reserven una cita en línea.

Supongamos que tiene un servicio de depilación con cera, y necesita incluir 10 minutos para calentar la cera y organizar la habitación, y 10 minutos al final para hacer una limpieza completa de la habitación antes de recibir al nuevo cliente. En su calendario verá una reserva con una duración de 50 minutos, pero su cliente al hacer la reserva verá que la duración total de la depilación es de 30 minutos. De esta manera contará con el tiempo necesario para ofrecerle al cliente un servicio excelente y sin demora.


3. Flexibilidad para ofrecer servicios aún con una duración mayor a 24 horas

Nuestras opciones de configuración de citas cubren ahora una amplia gama de posibilidades, permitiendo a TIMIFY gestionar citas con una duración de minutos a varias horas o días. Perfecto para empresas que ofrezcan eventos, grupos o conferencias.


4. Gestione citas y reuniones individuales y de grupo en cualquier zona horaria

  • Con TIMIFY es posible ofrecer la opción de reserva en línea para citas individuales y/o grupales, ya sean para ser reservadas por sus clientes en línea, o para planear y gestionar reuniones y citas a nivel interno. Estas reuniones pueden ser entre personas del mismo equipo, otros departamentos o aún en otra locación geográfica, sin importar la zona horaria donde se encuentren estos recursos.

5. Bloqueo provisional de reservas

Esta función está diseñada para minimizar la posibilidad de errores de planeación y asignación de citas, tanto para cliente como para reuniones a nivel interno.

En el momento que una persona comienza el proceso de reserva de una cita desde el widget, la cita correspondiente se reserva y este espacio se bloquea en el calendario por 5 minutos. Si alguien desea reservar este bloque de tiempo verá en el calendar un mensaje «Reserva entrante». Si la reserva no se lleva a cabo, este espacio de tiempo vuelve a estar disponible y puede ser reservado por otra persona de forma inmediata.


6. Clientes tienen la opción de cancelar o reprogramar sus citas

  • Sus clientes tienen ahora la opción de gestionar sus citas de acuerdo a sus disponibilidad real. Una vez que su cliente reserva un servicio, recibe un correo electrónico confirmando la reserva. En éste, encontrarán un enlace que les permitirá cancelar o reprogramar la cita.
  • Todo lo que necesita hacer es establecer el tiempo mínimo que tiene una persona para hacer este tipo de cambios. Toda modificación se sincronizan en tiempo real, minimizando problemas por falta de comunicación.

7. Opción de pago para clases y eventos

Ofrezca a sus clientes la opción de pagar por sus servicios, sean estos servicios individuales o de grupo. Si ofrece classes o eventos, ofrezca a los interesados pagar por un lugar, así como por otros participantes que quieran invitar como acompañantes. Para el procesamiento de pagos trabajamos con la pasarela de pagos de Stripe (disponible en México y España, por el momento).


8. Todo tipo de opciones de personalización

  • Personalice el widget, botón de reserva y la comunicación con sus clientes de acuerdo a su marca e imagen corporativa. Asegúrese de ofrecer una experiencia consistente a sus clientes en todos sus puntos de contacto. También trabajamos en estrecha colaboración con nuestros clientes para ofrecer opciones de personalización completa, aún marca blanca.

9. Personalice el formulario de reserva

En caso de que necesite o desee obtener mayor información por parte de sus clientes, incluya con nuestra herramienta de «Campos de Datos» todo tipo de preguntas en diferentes formatos a su proceso de reserva. Elija si esta información es de carácter obligatorio u opcional.

Tenga en cuenta que estos datos entraran a ser parte del perfil de datos de sus clientes, lo que le permitirá construir una base de datos completamente personalizada de acuerdo a sus necesidades.


10.fácil configuración de citas recurrentes

Configure y copie sus citas recurrentes con total flexibilidad, sin importar el grado de complejidad. Puede escoger enter repetir una cita cada X días a las semana, al mes al año.


Si desea conocer más acerca de TIMIFY visite nuestro sitio web e inicie a conversación con nuestro equipo de soporte.

Autor: TIMIFY

TIMIFY es una solución en línea para la reserva y gestión de citas, así como para la gestión del recurso humano y físico de empresas grandes, medianas y pequeñas. Con su software de servicio innovador basado en la nube (Software as a Service SaaS), TIMIFY ofrece un sistema de reserva de citas inteligente, fácil de usar y con una gran gama de opciones de personalización.

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