Incumplimiento de citas: Cómo TIMIFY minimiza uno de los mayores problemas del sector salud

El problema

Cualquier organización que preste servicios médicos conoce los efectos negativos que trae consigo el incumplimiento de citas de sus pacientes.

Por un lado, los pacientes que no cumplen sus citas pueden empeorar y terminan necesitando un tratamiento más complicado y costoso en el futuro. Por el otro, cada cita incumplida es una opción perdida por un paciente que realmente necesitaba atención médica. Esto sin mencionar , los problemas al interno de la consulta como el incremento en los tiempos de espera y la perdida del tiempo valioso por parte del personal médico.

El Servicio de Salud Nacional de Inglaterra, (NHS) por su sigla en ingles, reporta que al rededor de 7,2 millones de citas con un doctor general se incumplen cada año, lo que representa 1,2 millones de horas perdidas por el personal médico anualmente. La perdida económica es de £30 la hora, lo que equivale una perdida total anual de £216m. https://www.england.nhs.uk/2019/01/missed-gp-appointments-costing-nhs-millions/


Por qué los pacientes no asisten a sus citas?

Se han realizado innumerables estudios sobre las razones por las cuales las personas no acuden a sus citas, y aunque los resultados varían según el tipo de organización y ubicación, algunos factores son recurrentes en todas las investigaciones.

  • La persona simplemente olvidó la cita
  • Problemas de última hora: de indole personal, deben cuidar a sus hijos, retrasos durante el desplazamiento, clima y/o compromisos de trabajo
  • No fue posible contactar el centro médico o doctor para cancelar o reagendar la cita
  • La persona estaba demasiado enferma para desplazarse hasta el médico
  • Miedo al diagnóstico / tratamiento
  • Mala relación con el médico o la práctica

¿Cómo ayuda TIMIFY a minimizar este problema?

Está claro que la clave para reducir este problema es la mejora en la comunicación entre los pacientes y los consultorios médicos. Por otra parte, si los pacientes se les ofrece la opción de cancelar y reprogramar sus citas de forma fácil y por ellos mismos, sin necesidad de contactar a su médico, los consultorios no se verían tan afectados. Es por esto que TIMIFY, ha desarrollado una serie de mensajes automatizadas desde el momento que una cita es reservada, hasta luego que la cita se haya llevado a cabo.

Los pacientes pueden cancelar y reagendar sus citas en línea  

Uno de los principales beneficios del sistema de reserva previa de citas de TIMIFY, es que no sólo permite a sus usuarios reservar sus citas en línea, sino que además, los pacientes tienen la libertad de cancelar y reagendar sus citas en línea, con solo unos cuantos clics, durante el tiempo establecido por el centro médico para tal fin.

Los consultorios médicos tienen la libertad de decidir el tiempo máximo en que sus pacientes pueden cancelar sus citas, desde 1 hasta 72 horas antes de que una cita se lleve a cabo.

Con un sistema que gestiona citas y reservas en tiempo real, cualquier cita cancelada o reagendada por un paciente volverá a estar disponible en tiempo real en el calendario para que pueda ser reservada inmediatamente por otro paciente. De esta manera, se maximiza la utilización del tiempo durante las horas de consulta, los médicos desperdician menos horas, y los pacientes acceden a la disponibilidad real de citas en todo momento.

Los pacientes, así como el proveedor del servicio, recibirán un correo electrónico notificando el cambio realizado. Así que usted y su equipo siempre estarán al tanto de cualquier cambio en la agenda.

Como se mencionó con anterioridad, la comunicación a tiempo, clara y concisa con los pacientes es ideal para evitar todo tipo de problemas, es por esto que TIMIFY desarrollo una serie de comunicaciones con los pacientes, destacándose: la confirmaciones de citas y el recordatorios de citas.

Confirmación de citas

Muchos consultorios todavía dependen de un recordatorio en papel que se da a los pacientes o, en el caso de las reservas telefónicas, la responsabilidad de tomar una nota recae en el paciente. Por supuesto, esto lleva a innumerables errores y a citas olvidadas.

Cuando el paciente hace una reserva con TIMIFY, tiene la opción de añadir esta reserva a sus calendarios personales, como Apple, Google, Outlook, outlook.com y Yahoo, aumentando la probabilidad de recordar la cita.

Una vez el paciente confirma su cita, recibe un correo electrónico de confirmación (y/o un SMS) con toda la información necesaria acerca de la reserva; así como un enlace que le permitirá cancelar o reagendar la cita en línea, sin necesidad de contactar al centro médico.

Como se muestra a continuación, este es un ejemplo de cómo luce un correo electrónico de confirmación: 

Recordatorios de citas

Recordatorios pueden ser enviados a los pacientes por correo electrónico o SMS hasta con un tiempo de anticipación de hasta 72 horas antes de la cita. El consultorio médico tiene la libertad de decidir el tiempo que la dará a sus pacientes para cancelar sus citas por ellos mismos.

Los recordatorios son una de las prácticas mas eficaces para reducir el porcentaje de citas incumplidas. Nuestros usuarios han experimentado un descenso de hasta 60% en su tasa anual.

Tal como el mensaje de confirmación, el recordatorio se visualiza de la siguiente manera:


Maximice el uso de TIMIFY en su consultorio médico

TIMIFY esta diseñado para ofrecer una experiencia de reserva de citas excepcional a sus pacientes, sin embargo trabajamos continuamente para hacer ofrecer un sistema flexible que puede ser utilizado para responder las necesidades de nuestros clientes.

  • Los correos electrónicos enviados a los clientes pueden ser personalizados de acuerdo a su marca corporativa y estilo, (en caso de estar interesado, contacte a nuestro equipo de soporte para mayor información).
  • En las sección de Notificaciones en el menu del Calendario TIMIFY, es posible acceder a la información acerca del envío y status de los correos electrónicos a los pacientes. Esto puede ser de gran utilidad si un paciente alega no haber recibido la confirmación o recordatorio, o para decidir si es necesario contactar al paciente directamente en caso de que no haya recibido o leído ninguno de estos correos .
  • Los correos electrónicos y SMS se envían automáticamente a los clientes. Esto libera a su equipo de hacer esta tarea de forma manual, liberando el tiempo para dedicarlo en otras tareas mas importantes.
  • Decida a qué miembros de su equipo se les notificará de los cambios realizados por el paciente: la persona que prestará el servicio, el propietario de cuenta o ambos, con el fin de que se pueda reaccionar a tiempo a estos cambios en la agenda.
  • Conozca su práctica y sus pacientes. Si hay determinados pacientes o grupos que faltan regularmente a las citas, etiquételos en la base de datos de clientes como incumplidos u otro nombre que le sea sencillo de recordar. Ahora puede identificarlos fácilmente y tomar otras medidas, como llamarlos y recordarles personalmente de sus citas.
  • De manera similar, analice el patrón de reservas en su consultorio, de esta manera puede determinar los días y horas con mayor incumplimientos y así hacer ajustes a su agenda.

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TIMIFY ofrece una solución integral para las prácticas médicas sin importar su tamaño o enfoque. Contáctenos a través de nuestro sitio web para obtener más información sobre cómo nuestra solución de reserva en línea le ayudará a optimizar su gestión del tiempo y la experiencia del paciente.

Autor: TIMIFY

TIMIFY es una solución en línea para la reserva y gestión de citas, así como para la gestión del recurso humano y físico de empresas grandes, medianas y pequeñas. Con su software de servicio innovador basado en la nube (Software as a Service SaaS), TIMIFY ofrece un sistema de reserva de citas inteligente, fácil de usar y con una gran gama de opciones de personalización.

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