Estrategia de copia de seguridad de datos 101: Cómo mantener tu información segura en caso de pérdida

¿Cuánta rabia da cuando, sin querer, cierras la ventana del navegador y pierdes todas las pestañas en las que estabas trabajando?

La función «restaurar pestañas» de Google Chrome ha sido un salvavidas para millones de torpes. En lugar de tener que recordar, buscar y reabrir una a una todas las pestañas, tan solo hay que entrar en el menú para recuperarlas y ¡listo! Todo de vuelta en su sitio con tan solo un clic.

También hay que dar las gracias por la ventana «Restaurar páginas» que aparece cuando uno recupera la conexión después de una caída del sistema. ¿Qué hacíamos antes de que estas opciones existiesen?

Chrome es capaz de ofrecer estos servicios porque está continuamente haciendo una copia de seguridad de tus datos de navegación. Cuando hay un problema, utiliza los datos de la copia de seguridad para que vuelvas al punto en el que estabas antes de que las cosas se torcieran.

También puedes hacer una copia de seguridad de los datos de tu empresa. Y deberías hacerlo.

La palabra ‘datos’ suena muy moderna, pero no es más que la forma que ahora está de moda para referirse a la información. Esa información tiende a presentarse en formato digital, pero cuando se extrae y analiza de la manera correcta, se sigue haciendo uso de ella como siempre se ha hecho.

La información es sinónimo de conocimiento, y el conocimiento significa poder y éxito. Por eso los datos son tan valiosos.

Además de valiosos, los datos son sensibles. Los datos de los clientes son especialmente sensibles. Cuando los clientes te facilitan información como su dirección, fecha de nacimiento, preferencias, etc., están confiando en ti para evitar que esos datos caigan en las manos equivocadas. Y si se pierde esa confianza, es difícil recuperarla.

Aunque no pierdas sus datos a manos de actores maliciosos, los clientes no quieren tener que darte los mismos datos una y otra vez. A nadie le gusta rellenar más formularios de los necesarios.

Por lo tanto, si pierdes tus datos, te arriesgas a:

  1. Perder la información que necesitas para llevar a cabo tus operaciones: órdenes de compra, protocolos, información de contacto, etc.
  2. Perder la confianza de tus clientes.
  3. Perder la confianza de las autoridades y de los compañeros del sector.

Tan solo una de estas cosas puede suponer un desastre para tu negocio; todas ellas a la vez pueden llegar a hundirte.

Por eso es tan importante tener una estrategia de copia de seguridad de los datos.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre las copias de seguridad, desde por qué es tan importante hasta qué las herramientas necesitas para hacerlo.


¿Qué es una estrategia de copia de seguridad de datos?

Una estrategia de copia de seguridad de datos garantiza que tus datos estén a salvo de sucesos que puedan comprometerlos, por ejemplo:

  • Cortes de energía
  • Problemas técnicos
  • Ciberataques
  • Problemas de acceso

Con una buena estrategia de copia de seguridad de datos, tus datos vitales estarán protegidos, bien conservados y serán accesibles en cualquier circunstancia.

¿Por qué necesitas una estrategia de copia de seguridad de datos?

Ya hemos hablado anteriormente de algunas de las formas en que tus datos pueden perderse o verse comprometidos. En estos tiempos de trabajo a distancia, muchos de estos factores implican más arriesgados que nunca.

Por ejemplo, si todos tus trabajadores acceden a los datos en la nube desde múltiples ubicaciones remotas, hay múltiples «puntos de entrada» donde las cosas se pueden torcer. Además, las posibilidades de cometer un error humano aumentan cuando el personal trabaja sin supervisión.

No hay que perder las muchas ventajas del trabajo en remoto para solventar este problema. Solo tienes que aplicar buenas prácticas de ciberseguridad y una buena estrategia de copia de seguridad de datos.

También hay que tener en cuenta que las filtraciones de datos pueden acarrear sanciones. La mayoría de los países desarrollados se toman muy en serio la seguridad de los datos. En virtud de normativas como la LPRPDE, la LCPC y el RGPD, tu empresa podría ser multada con grandes cantidades si no protege correctamente los datos.

Aunque una estrategia de copia de seguridad de datos no te protege totalmente de las implicaciones en caso de que te roben los datos, contar con una demostrará a las autoridades que haces todo lo posible para tener los datos seguros y protegidos. Esto jugará en tu favor si la cosa se tercia.

Imagen creada por el autor

Ante todo, lo que precisa una buena estrategia de copia de seguridad es garantizar que funcione de forma rápida y sencilla si algo va mal. Es una versión un poco más compleja del sistema de «restaurar pestañas». Una forma con la que puedes regresar al punto anterior sin ninguna molestia.


Cómo hacer una copia de seguridad eficaz

Ya hemos hablado de la teoría de las copias de seguridad. Ahora toca entrar en los aspectos prácticos. Así es como se hace:

Utiliza las herramientas adecuadas

Cuando investigues sobre tu plan de copia de seguridad, descubrirás que hay un montón de opciones tecnológicas a tu disposición. Desde RDD hasta DataFrame PySpark, hay mucho por ahí, ¡y puede llegar a ser complicado!

Nuestro consejo es que no te preocupes demasiado por los detalles. A la hora de elaborar la estrategia, céntrate en tus necesidades generales. Las herramientas y la tecnología que te funcionen dependerán en gran medida de cómo sea tu negocio.

A grandes rasgos, verás que hay cinco opciones principales de copia de seguridad:

  • Soportes extraíbles
  • Disco duro externo
  • Aparatos de hardware
  • Software de copia de seguridad
  • Copia de seguridad en la nube
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Todas ellas tienen ventajas y desventajas. Por ejemplo, los soportes extraíbles y los dispositivos de hardware son seguros frente a los ataques remotos, pero al mismo tiempo son de difícil acceso para los empleados que trabajan en remoto.

Merece la pena investigar para saber cuál es la opción que mejor se adapta a tu negocio. Recuerda que no tienes porqué quedarte con un solo sistema. Puedes decantarte por una combinación híbrida de hardware y software, soluciones en la nube y soluciones internas.

Nombra un administrador de apoyo

Gran parte del proceso de copia de seguridad puede automatizarse, pero cuando se trabaja con algo tan importante como los datos, merece la pena contar con un supervisor.

Entre las funciones de ese administrador estarán:

  • Garantizar que se hace una copia de seguridad de los datos correctos en el momento adecuado.
  • Comprobar que las herramientas y el software de copia de seguridad están actualizados.
  • Asegurarse de que todo el mundo está al día de las medidas de seguridad. Por ejemplo, mediante la contratación y organización de la formación de Apache Kudu.
  • Asesorar sobre las actualizaciones o los cambios necesarios en el sistema de copias de seguridad.
  • Verificar las copias de seguridad.
  • Llevar constancia en caso de una auditoría de las copias de seguridad.

Si tienes la suerte de contar con un equipo de ciberseguridad, es lógico el administrador salga de ahí. Tener una buena  previsión de la mano de obra te permitirá ir un paso por delante cuando tengas que contar con el personal de ciberseguridad adecuado.

Cuenta con un Objetivo de Punto de Recuperación (RPO) y un Objetivo de Tiempo de Recuperación (RTO)

Consiste en la gestión de riesgos y pérdidas.

Al establecer un RPO, estableces qué datos (y cuántos) puedes permitirte llegar a perder. Se calcula en función de la frecuencia con la que se realizan las copias de seguridad de los datos. Por ejemplo, si haces una copia de seguridad una vez al día, tu RPO es de 24 horas.

Cuanto más bajo sea su RPO, más riesgo corren sus datos. Un RPO bajo también supone que hacer copias de seguridad requiera más tiempo y recursos (debido a los mayores niveles de datos). Sin embargo, un RPO más bajo para los datos menos importantes también podría ahorrarte algo de ancho de banda. Debes meditarlo con atención.

Para ayudarte a calcular tu RPO ideal para cada conjunto de datos, ten en cuenta tu RTO. El Objetivo de Tiempo de Recuperación evalúa la magnitud de las consecuencias de cualquier pérdida de datos. En concreto, te indica cuánto tiempo puedes permitirte perder en una determinada interrupción de datos.

Por ejemplo, la pérdida de los datos de inicio de sesión de tu aplicación es probable que tenga un RTO de segundos, especialmente si la gente se conecta a la aplicación con frecuencia. Pero perder los detalles de los inicios de sesión de tu sitio web anticuado y redundante tiene un RTO de años.

El RPO y el RTO te ayudarán a clasificar tus datos y a establecer un programa de copias de seguridad eficiente. Y por cierto…

Fija un horario

Tener los asuntos agendados y programados es una virtud esencial para cualquier buen empresario.

En primer lugar, debes decidir qué archivos de datos necesitan una copia de seguridad. Clasifícalos por orden de importancia. Esto te ayudará a fijar un calendario eficaz. Deberás hacer copias de seguridad de los archivos más importantes con mayor frecuencia que los otros con un servicio de backend.

Una vez que hayas delimitado y clasificado tus datos, establece un calendario de copias de seguridad. Esto no solo introducirá una rutina de trabajo, sino que también se convertirá en un punto de referencia para saber si algo no va bien.

Utiliza una estrategia de copia de seguridad 3-2-1

La estrategia de copia de seguridad 3-2-1 garantiza que tus datos estén duplicados, sean recuperables y estén accesibles.

Es bastante sencillo; siempre que se generen datos, hay que crear tres copias de los mismos. Asigna estas copias a dos sistemas diferentes de almacenamiento. Asegúrate de que una de las copias se conserva fuera de las instalaciones.

Este proceso puede automatizarse casi por completo. Una vez que hayas configurado el sistema, no tendrás que preocuparte de él (salvo para los controles periódicos y demás).

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Puedes incorporar una estrategia de copia de seguridad 3-2-1 con cualquier combinación de hardware, software, calendario, etc. Lo importante es que mantengas la estructura: múltiples copias de datos, distribuidas en diferentes sistemas de almacenamiento, con al menos una copia fuera de las instalaciones.

Este tipo de buena práctica en relación con la protección  conseguirán que tú y tu empresa estéis protegidos a largo plazo.


Protege tu negocio y protege a tus clientes con una estrategia de copias de seguridad

Si alguna vez has agradecido el autoguardado o la función «restaurar pestañas» de un navegador, entenderás la importancia de hacer una copia de seguridad de tus datos.

Una buena estrategia de copia de seguridad de los datos permitirá que, pase lo que pase, tu empresa funcione sin ningún problema. Tus clientes se merecen ese tipo de servicio. Así que empieza a desarrollar una estrategia de copia de seguridad de datos ya mismo.

<strong><strong>Pohan Lin - Senior Web Marketing & Localizations Manager</strong></strong>
Pohan Lin – Senior Web Marketing & Localizations Manager

Pohan Lin is the Senior Web Marketing and Localizations Manager at Databricks, a global Data and AI provider connecting the features of MLOps in databricks and data warehouses to create lakehouse architecture. With over 18 years of experience in web marketing, online SaaS business, and ecommerce growth. Pohan is passionate about innovation and is dedicated to communicating the significant impact data has in marketing. Pohan Lin also published articles for domains such as SME-News.

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