Disminuya los tiempos de espera por medio de un agendamiento efectivo de citas

Todos lo hemos experimentado, a todos nos disgusta, y todos nos hemos quejado: esperar a ser atendido por un médico, en una sala de espera abarrotada, por un largo periodo de tiempo es una de las experiencias más frustrantes, especialmente si es necesario volver a hacer cola o esperar nuevamente para reservar otra cita.

Esta es una de las principales causas de quejas de los pacientes y uno de los principales problemas que las consultas médicas necesitan solucionar.

De hecho, un reporte del 2019 sobre los consumidores del sector salud, muestra que un 77% de los pacientes entrevistados considera como factor negativo tener que esperar para hacer atendido, y el 20% cambiaría de proveedor se salud, si los tiempos de espera en una consulta son demasiado altos https://nrchealth.com/wp-content/uploads/2018/12/2019-Healthcare-Consumer-Trends-Report.pdf

Es claro que los centros médicos deben hacer más para asegurar al paciente una experiencia positiva y que deben optimizar la forma en que gestionan el tiempo al interno de la consulta, pero, ¿por dónde empezar?

Lo primero, es entender que inevitablemente pasarán eventos de último minuto que alterarán la agenda de citas ya establecida, como lo son: pacientes que llegan tarde a sus citas, o pacientes graves que deben ser atendidos aún sin haber reservado una cita con anticipación. Aunque esto no puede ser controlado por el centro médico, es posible implementar cambios que le permitirán responder con la mayor rapidez posible, sin alterar demasiado el calendario ya establecido.

Existen muchas soluciones digitales que pueden ser de ayuda, algunos servicios de salud ya han integrado estas soluciones, pero muchos otros aún se sienten cautelosos de cambiar el status quo. Sin embargo, es posible hacer cambios graduales e implementar soluciones digitales adecuadas que respondan las necesidades puntuales de su centro de salud o consulta médica.

Encuentre a continuación 3 sencillos pasos que le ayudarán identificar sus necesidades y algunos tips y consejos para asegurar una mejor gestión de sus citas y agendas:

Paso 1. Analice el comportamiento de reserva de sus pacientes

Para empezar a configurar su agenda de reservas de acuerdo con las necesidades de su consulta debe entender cómo sus pacientes reservan y utilizan sus servicios. ¿Cuáles son las citas más populares? ¿Cuáles son los servicios que más comúnmente se reservan en línea, por teléfono o en persona? ¿Cuáles son las horas más ocupadas en las salas de espera, y al teléfono? ¿Algunos servicios o especialistas necesitan más tiempo para atender a un paciente que otros?

Crea una hoja de cálculo o cualquier otro documento de seguimiento que funcione para usted y su equipo, y empiece a documentar cómo funciona su consulta. Asegúrase de que todo el equipo esté involucrado en la documentación de la información.

Incluya información como:

  • ¿Cuánto tiempo necesita el médico para un chequeo básico?
  • ¿Cuánto tiempo se necesita para procedimientos más especializados?
  • El servicio más reservado
  • ¿Cuántos pacientes se presentan sin cita previa?
  • ¿Cuánto tiempo toma una reserva telefónica?
  • ¿A qué horas del día se reciben el mayor número de llamadas para la reserva de citas?
  • ¿Cuántos pacientes no se presentan a las citas diariamente?

Con esta información, podrá tener una indicación más clara de cómo mejorar la agenda de sus recursos. Decida si sólo ofrecerá reservas por teléfono o en línea, y en qué días y/u horas. Decida si ciertos servicios deben tener un «tiempo buffer» obligatorio antes o después de cada cita, para toma de notas, limpieza de la sala, etc. Discuta las mejoras con el equipo e impleméntelas. Lo importante es que todos estén de acuerdo y se comprometan a seguir lo acordado.


Step 2. Tome decisiones basadas en los resultados

Utilice un calendario compartido en línea 

  • Para optimizar la comunicación al interior de su consulta médica, y disminuir el número de errores en la asignación de citas, utilice un calendario digital compartido.
  • Asegúrese de tener un calendario digital que sea accesible desde varios dispositivos, lo que le permitirá a usted y a su equipo estar al tanto de cualquier eventualidad y reaccionar a tiempo a medida que estos se produzcan, sin importar donde se encuentre.
  • Encuentre un sistema que le permita reunir información del paciente antes, durante y después de una cita. De esta forma agilizará el tiempo durante la consulta, y podrá concentrase en proveer un mejor servicio.

Ofrézcale a sus pacientes la opción de reservar sus citas en línea

  • Implemente un sistema de reserva en línea que le permita ofrecer citas en las horas y días que crea se más conveniente para su práctica: por ejemplo, si en la evaluación encontró que generalmente ciertas horas de ciertos días son menos ocupadas.
  • Busque un sistema que le ofrezca flexibilidad total, en el momento de gestionar sus citas y agendas y que se adapte a las necesidades de su consulta médica. Por ejemplo, que le permita además, gestionar sus salas de tratamientos y equipos, o que le permita incluir tiempos de preparación y seguimiento antes y después de cada cita.
  • Menos tiempo al teléfono se traduce en un mejor servicio al cliente. Así, podrá concentrase en otras tareas que le ayudarán a una mejor gestión del tiempo al interior de su consulta médica.
  • Pruebe una solución antes de adquirirla. TIMIFY ofrece un periodo de prueba de 14 días completamente gratuito. Si desea regístrese aquí. O visite nuestro sitio web y contacte a un miembro de nuestro equipo de soporte para mayor información www.timify.com.
  • Si tiene reservaciones al usar un sistema como este lea este artículo: https://blog.timify.com/es/sistema-salud-resistencia-sistema-agenda-online/

Envíe recordatorios de citas para disminuir ausencias

  • Si el porcentaje de falta de asistencia a las citas es un problema, envíe recordatorios de citas por correo electrónico o SMS. Estos pueden reducir el porcentaje hasta un – 40%.

Trate de mantener su agenda

  • Sabemos que es difícil, pero trate de respetar la agenda establecida para el día. Anime a los pacientes a llegar a tiempo y asegúrese de que los cambios de última hora se mantengan al mínimo. El personal médico debe tratar de respetar el horario al máximo, así como los pacientes
  • Sea realista con respecto a los horarios de las citas y la asignación de las primeras citas en el horario de la mañana. Si el horario se ve afectado desde el comienzo del día, repercutirá negativamente durante todo el día.

Paso 3. Una buena comunicación es primordial

  • Cuando implemente cambios, hágale saber a sus pacientes por qué se están haciendo y cuáles son los beneficios que ellos obtendrán. Si implementa una opción de reserva en línea, explíqueles a sus pacientes los beneficios de estar disponible para ellos las 24 horas del día para reservar citas, aún fuera de los horarios de trabajo.
  • Ofrezca folletos informativos en la sala de espera para explicar los cambios. Explique que está trabajando para mejorar la experiencia del paciente. Utilice los códigos QR en los materiales impresos para permitir que sus pacientes accedan instantáneamente a la reserva de citas en línea. Lea nuestro blog para conocer otras formas de promover sus servicios de reservación en línea: https://blog.timify.com/es/ideas-promocion-servicio-reserva-online/
  • Algunos retrasos seguirán siendo inevitables. Sin embargo, la clave es explicar a los pacientes esperado por sus citas las causas de esta situación, como por ejemplo el tener que atender un paciente de forma urgente o la ausencia de un miembro del personal. Ofrezca al paciente la opción de reprogramar una cita fácilmente, si así lo desea.
  • Al integrar una solución de reservas en línea como TIMIFY, la comunicación con su paciente será manejada automáticamente. Una vez que reciban la confirmación de una reserva, podrán cancelar o reprogramar una cita por sí mismos sin necesidad de llamar o depender de una recepcionista para hacerlo.

Estos consejos tienen como objetivo ayudarle a analizar los desafíos dentro de su práctica y como una solución digital puede ayudarlo. Los pacientes esperan cada vez más flexibilidad, comodidad y fiabilidad en los servicios que utilizan, y los servicios médicos no son diferentes. Como cualquier industria moderna, no innovar e ignorar la tendencia a digitalizar sus servicios podrá dejarlo fuera del mercado en un futuro.

TIMIFY ofrece una solución integral para los centros o consultorios médicos sin importar el tamaño o el enfoque. Contáctenos a través de nuestra página web para obtener más información sobre cómo nuestra solución de programación en línea le ayudará a optimizar su gestión del tiempo y la experiencia del paciente.

Autor: TIMIFY

TIMIFY es una solución en línea para la reserva y gestión de citas, así como para la gestión del recurso humano y físico de empresas grandes, medianas y pequeñas. Con su software de servicio innovador basado en la nube (Software as a Service SaaS), TIMIFY ofrece un sistema de reserva de citas inteligente, fácil de usar y con una gran gama de opciones de personalización.

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