Digitalizar tu sistema de reservas ahorrará tiempo, reducirá errores y mejorará la experiencia de los clientes

COVID-19 ha causado grandes cambios en el comercio. Las visitas improvisadas a los locales se han reducido enormemente mientras que las visitas con cita previa han incrementado.

Atender y gestionar todas estas reservas supone una gran carga extra de trabajo que podría desbordar la capacidad de algunos negocios.

Digitalizar el proceso de reservas es la mejor opción para que la mayoría de los negocios puedan hacer frente a esta nueva necesidad.

TIMIFY ofrece un sistema de reservas automatizado que alivia el estrés que supone tener que gestionar reservas por teléfono o en papel, esto le ayudara a tener más tiempo para enfocarse en lo realmente importante: ofrecer el mejor servicio al cliente posible.

A continuación descubre cómo la solución de reservas en línea TIMIFY, le ayudará a reducir errores de reservas, automatizar la comunicación con los clientes y optimizar los procesos internos y administrativos de su empresa, lo cual trae beneficios no sólo en el presente, pero en el futuro. 


Gestiona reservas complejas y evita errores

Ahora, muchos negocios se enfrentan a la necesidad de gestionar un gran número de servicios que requieren cita previa y que, además, pueden necesitar duraciones diferentes, preparaciones varias, procesos de limpieza o un especialista en particular.

Un sistema de reservas online permite que los clientes reserven su propia cita y puedan elegir todos estos elementos mediante un sistema sencillo que minimiza errores.

  • Reserva online – los clientes pueden elegir la fecha y la hora que más les convenga, en lugar de hacerlo mediante una llamada telefónica en la que un empleado debe buscar un hueco en la agenda.
  • Olvida los anticuados sistemas de reserva manuales – el volumen de reserva de citas sigue aumentando, así que ofréceles a tus clientes un sistema fiable y sencillo donde puedan gestionar sus propias reservas.
  • Evita errores – los clientes recibirán un correo electrónico de confirmación inmediatamente después de hacer su reserva para confirmar que los datos son correctos. También les ofrecerá la oportunidad de cancelar o cambiar su cita fácilmente si lo necesitan.
  • Sincroniza las reservas – en un sistema digital las reservas que lleva a cabo el personal y las que se hacen online están siempre sincronizadas. Cuando se está reservando una cita, ese hueco se bloquea inmediatamente hasta que se complete para evitar que se cite a dos personas a la misma hora.
  • Encuentra disponibilidad rápidamenteTIMIFY permite encontrar citas disponibles rápidamente teniendo en cuenta cualquier requisito: duración, hora de comienzo, miembro del personal, etc. Nuestra aplicación examina la disponibilidad y ofrece los resultados en cuestión de segundos. Para mayor información haz clic en el siguiente enlace: TIMIFY Función de reserva rápida
  • Evita que es hagan reservas simultáneas de personal, equipos o salas, asignando o creando dependencias entre recursos y los servicios correspondientes. De esta forma, cada vez que se reserve un servicio, los recursos necesarios para dicho servicio se añadirán automáticamente. 
  • Evita los retrasos y las salas de espera llenas. Establece unos tiempos de búfer que se añadirán automáticamente a ciertos servicios. Esto incluirá un tiempo previo y posterior a la cita que se reservará automáticamente para procedimientos de limpieza o cualquier otra preparación necesaria.

Usa procesos digitales para ofrecer un mejor servicio a tus clientes

El simple hecho de ofrecer a tus clientes la oportunidad de reservar citas online en cualquier momento y en cualquier lugar, les proporciona una mayor sensación de autonomía y seguridad.

TIMIFY también les permite cambiar o cancelar sus citas online cuando lo necesiten.

De esta forma, los clientes tienen la libertad de gestionar tus servicios de la forma que más les convenga. Además, el sistema evita que haya errores en las reservas y la frustración que ello conlleva tanto para los clientes como para el personal.

  • Envía emails de confirmación inmediatamente después de la reserva. Así, si hay algún error, se corregirá rápidamente sin malgastar recursos.
  • Mensajes con recordatorios son enviados a los clientes antes de sus citas para evitar que no se presenten y así maximizar la eficacia de tus recursos y tus servicios.
  • Obtén la opinión de tus clientes con facilidad. TIMIFY enviará un correo electrónico para recibir los comentarios de tus clientes justo después de su cita para que puedan expresar su opinión, algo muy valiosos para cualquier negocio por medio de nuestra aplicación Fedback app.

Un sistema de reservas online ofrece tranquilidad a la hora de gestionar reservas de grupo

La COVID-19 ha hecho que muchos negocios se hayan visto obligados a tomar clases o realizar eventos online, lo que requiere reservas de grupo.

Las reservas en grupo suelen incluir una larga lista de participantes, límites de aforo, cancelaciones o personas que hacen reservas para varios asistentes, lo que las convierte en un reto mucho más difícil de gestionar manualmente que las reservas individuales.

El sistema digital de TIMIFY hace que la gestión de reservas de grupos se pueda hacer de la misma forma sencilla y eficaz que la gestión individual.

  • Establece un número máximo de asistentes. De esta forma, no hará falta controlar el número de inscripciones ni atender solicitudes para eventos que ya están completos.
  • Asigna el personal y los recursos necesarios a sus servicios correspondientes para que se reserven automáticamente con cada tipo de servicio.
  • Facilita el uso de videoconferencia para cualquier evento con solo unos clics.
  • Acepta pagos online por adelantado si es necesario.
  • Evita la duplicación de reservas con un calendario que sincroniza todas las plataformas y ubicaciones. En las reservas de grupos, las reservas que están en proceso de realizarse quedan bloqueadas hasta que se completen. Si se cancelan plazas, estas quedarán inmediatamente disponibles para que se puedan volver a reservar.

Optimiza los procesos internos

Usar un sistema de reservas online no solo mejora la eficacia y reduce los errores en la atención al cliente, también puede ser una valiosa herramienta interna.

Gestionar los horarios y la disponibilidad del personal ya era algo complejo antes del COVID-19. Ahora que cada vez más empleados trabajan a distancia y que los horarios son más flexibles, tener un sistema central online siempre disponible puede transformar la comunicación y la colaboración entre los trabajadores.

  • Cada empleado gestiona sus horas de trabajo, vacaciones, bajas y turnos en el calendario compartido, ofreciendo una visión clara, accesible y actualizada de su disponibilidad.
  • Cualquier grupo personas o equipo puede crear un enlace de reservas. Esto se puede compartir interna o externamente para mostrar la disponibilidad dinámica de dicho grupo durante un periodo de tiempo. Haz clic en el siguiente enlace sobre la función de Enlaces de Reserva.

Si crees que TIMIFY puede ser la solución al gran incremento de reservas online, ponte en contacto con nuestro equipo para obtener más información o reservar una demostración gratuita.

Autor: TIMIFY

TIMIFY es una solución en línea para la reserva y gestión de citas, así como para la gestión del recurso humano y físico de empresas grandes, medianas y pequeñas. Con su software de servicio innovador basado en la nube (Software as a Service SaaS), TIMIFY ofrece un sistema de reserva de citas inteligente, fácil de usar y con una gran gama de opciones de personalización.

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