Digitaliza la organización de entrevistas de trabajo y olvídate del caos con TIMIFY

El proceso de gestión de entrevistas para seleccionar personal suele ser complicado y lento, tanto para las empresas como para las agencias de recursos humanos y los candidatos.

La pérdida de tiempo que supone comprobar la disponibilidad de las salas y del personal y los cambios de última hora hacen que las vacantes tarden en cubrirse, malgastan el valioso tiempo de los trabajadores y causan frustración. Además, la mala impresión que causa en los candidatos la falta de organización puede llegar a oídos de colegas y de otras empresas de selección de personal, dando mala fama a tu organización.

Una herramienta para organizar entrevistas que te ahorra el estrés

Para algunas compañías ya no es aceptable organizar entrevistas de forma manual, sobre todo teniendo en cuenta todas las complicaciones que añade el coronavirus al proceso. Es imprescindible tener una solución digital.

En TIMIFY hemos visto cómo ha aumentado el número de clientes que quieren un sistema de organización de entrevistas que se pueda sincronizar con la disponibilidad de varios calendarios al instante. Esto proporciona gran flexibilidad a todas las personas involucradas en el proceso.

Con TIMIFY, todas las partes del proceso son más eficaces, desde mensajes automáticos, recordatorios y cambios hasta la organización de varias rondas de entrevistas con participantes en distintas ubicaciones, usando videoconferencia cuando sea necesario.

Los candidatos pueden elegir la hora que más les convenga para hacer la entrevista con solo pulsar un botón. Si el personal ahorra tiempo, la empresa gana dinero. Además, este sistema aportará una imagen fresca e innovadora a la empresa.

Cómo funciona: cinco sencillos pasos para organizar entrevistas digitales sin problemas

Veamos cómo usar TIMIFY para organizar una entrevista para un puesto de gestor de proyectos nos ayudaría en todos los pasos del proceso.

Paso 1: ¿Qué necesitas?

Crea la entrevista de gestor de proyectos como un servicio en el calendario. Establece los parámetros que necesites, como la duración de la entrevista, el personal necesario o la sala donde se llevará a cabo la entrevista. Divide la reserva en varias partes para distintos grupos de entrevistadores o añade diferentes intervalos para tareas, pruebas, descansos o sustituciones. Los formatos de entrevistas más comunes se pueden guardar para volver a utilizarse.

Paso 2: Comprueba y comparte la disponibilidad al momento

El sistema es capaz de recopilar la disponibilidad en los calendarios de todos los participantes (al igual que otros recursos como la disponibilidad de las salas de reuniones) y así presentar las franjas horarias disponibles para realizar la entrevista. Para compartirlo, basta con enviar un email con el enlace al candidato o al organizador de la entrevista. Si hay algún cambio en la disponibilidad de cualquiera de los participantes, se actualizará automáticamente en tiempo real en el calendario.

Paso 3: Pónselo fácil a los candidatos

El candidato abre el enlace de la reserva y selecciona la hora que más le conviene para la entrevista. TIMIFY se sincroniza con los calendarios más usados como Google Calendar y Office 365, permitiendo así que los candidatos y organizadores puedan revisar las reservas y añadirlas a sus propios calendarios sin problema

4: El sistema mantendrá a todos los participantes informadosyone involved

Una vez que se hace la reserva, se envía un mensaje de confirmación a todos los participantes. El candidato tendrá toda la información que necesita para la entrevista: fecha, hora y lugar, un enlace para unirse a la videoconferencia, si es necesario, un mapa y un enlace opcional que le dará la oportunidad de cambiar o cancelar la entrevista online.

Paso 5: Recordatorios automáticos para evitar olvidos

Antes de las entrevistas, se enviarán recordatorios automáticos a todos los participantes. Si la entrevista es online o por teléfono, los recordatorios incluirán la información necesaria para conectarse.

Soluciones para situaciones más complejas

TIMIFY incluye otras funciones que aportarán soluciones simples a procesos de selección más complejos.

• Las aplicaciones de TIMIFY para Zoom y GoToMeeting permiten añadir videollamadas a una reunión fácilmente, con todas las herramientas de las videoconferencias profesionales: salas de espera, sesiones de descanso, presentaciones, etc.
• División de la cita  – Divide una entrevista en varias sesiones en el calendario para poder añadir los recursos y los participantes necesarios. Esto resulta útil para entrevistas que requieren varias rondas o también para entrevistas en eventos con varios asistentes.
• Función de reserva de cita rápida – Es inevitable que haya cambios y peticiones de última hora. Cuando esto ocurre, la aplicación de reserva rápida permite buscar de forma inmediata una reserva específica en el calendario usando una gran variedad de parámetros.
• Integración flexible – TIMIFY se integra fácilmente con una gran variedad de sistemas externos, desde Ms Office y Google hasta CRMs, herramientas de marketing e infraestructuras personalizadas. El sistema suele iniciarse rápidamente, y siempre puedes contar con nuestro grupo de expertos que te echarán una mano con cualquier situación que te resulte complicada.
• Fácil onboarding, lo que significa que los usuarios no suelen necesitar una formación intensiva y pueden empezar a usarlo sin tardanza.
• Creación de enlaces de reserva personalizados – Crea enlaces para reservas individuales, para equipos y proyectos en grupo (como entrevistas con tribunal). Esto hará que la disponibilidad de todo el grupo se pueda compartir con solo pulsar un botón.
• Organización de entrevistas a nivel internacional – Con TIMIFY podrás organizar entrevistas que tengan lugar en países diferentes sin ningún problema. Los calendarios se sincronizan automáticamente con la zona horaria de los participantes y están disponibles en varios idiomas.
• Coordinación de eventos y cursos – TIMIFY ofrece herramientas para hacer reservas de grupo, algo que también resulta útil para sesiones de formación o eventos de contratación.
• La gran variedad de herramientas para la gestión de recursos garantiza que no se reserven equipos o salas de reuniones por duplicado. Estas herramientas también permiten que se reserven automáticamente los recursos y el personal necesarios para reuniones específicas.

Habla con nuestro equipo sobre cómo integrar TIMIFY

La mayor ventaja que ofrece TIMIFY como herramienta para organizar entrevistas es lograr contratar a los mejores candidatos. La inmensa cantidad de tiempo que ahorrarán el departamento de recursos humanos y los entrevistadores en papeleos y trámites se transformará en tiempo para perfeccionar los procesos de selección y resultará en grandes mejoras.

Si quieres saber más sobre cómo usar TIMIFY para organizar las entrevistas en tu empresa, ponte en contacto con nuestro equipo por medio de nuestra página web para obtener más información o para reservar una consulta gratuita.