Cómo la planificación automatizada puede ayudar en tu negocio

Automatización de procesos de planifación manual

Realizar las mismas tareas diarias, como enviar correos electrónicos, programar citas, publicar en las redes sociales o registrar datos, puede convertirse rápidamente en algo rutinario, aburrido y tedioso.

¿Por qué? Son tareas que, además de ser nimias, aumentan a medida que las operaciones de la empresa se multiplican. Esto significa que la eficiencia del negocio puede verse mermada fácilmente.

Las operaciones manuales pueden costarle a tu empresa tiempo y más dinero del que estimas ahorrar en el futuro. Esto se debe a los errores e ineficiencias que conllevan las operaciones manuales. Según un informe de SnapLogic, los datos desconectados causados por errores humanos cuestan a las organizaciones de los EE. UU. y el Reino Unido casi 140.000 millones de dólares al año.

Tanto si diriges un pequeño negocio como una empresa más grande, las ventajas de la planificación automatizada son evidentes. Además de optimizar tus procesos de trabajo, la planificación automatizada da margen para el crecimiento y la innovación en otras esferas de tu negocio.

Este artículo trata los fundamentos de la planificación automatizada y cómo beneficia a tu negocio.


¿En qué consiste la planificación automatizada? 

La planificación automatizada o automática es un enfoque tecnológico de los flujos de trabajo en tu empresa. A través de la inteligencia artificial, la planificación automatizada puede ayudarte a crear un horario óptimo para tu personal, dado que elimina la monotonía, los procesos en el papel y las decisiones lentas para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo.

En la mayoría de los casos, las tareas de programación automatizadas suelen ir más allá del procesamiento de copias impresas en PDF y de la actualización automática de los libros de contabilidad. El software de programación puede automatizar, ajustar y gestionar solicitudes de planificación de gran capacidad, al incluir la programación de publicaciones en redes sociales, la creación de horarios de los empleados, el seguimiento de los gastos, el equilibrio de las cargas de trabajo y la fijación de citas.

Cuando diriges un negocio, planificar las tareas facilita a tus empleados el margen necesario para rendir con eficacia y gestionar los recursos de forma eficiente. 

¿Cómo? 

Una solución de software de planificación del personal puede seleccionar el mejor candidato para un turno de trabajo en función del rendimiento y de las calificaciones anteriores de ese empleado. Esto elimina las especulaciones, ahorrando tiempo y esfuerzo. 

¿Tienes una cita recurrente cada semana? ¿O una secuencia de correos electrónicos que desplegar? La automatización del correo electrónico y del calendario es otra tarea monótona que puedes integrar y que puede ayudarte a reducir los costes de mano de obra.

Con las herramientas de marketing por correo electrónico puedes enviar una secuencia automática de correos electrónicos en momentos determinados a contactos específicos. También puedes sincronizar tu calendario de Google con tu correo electrónico para recordarte las próximas reuniones. Sincronizar tus correos electrónicos con el calendario de Google te permite hacer un seguimiento eficaz de los mismos y recibir recordatorios por correo electrónico cuando conciertes reuniones. 


¿Cómo funciona la planificación automatizada?

Míralo de esta forma: la planificación automatizada consiste en aplicar la inteligencia artificial (IA) en una empresa que depende del trabajo por turnos. La IA crea una programación óptima basada en tu conjunto inicial de reglas.

Si auditas a los procesos diarios de principio a fin, muy pronto comprenderás el funcionamiento de los flujos de programación. 

Pregúntate qué tareas

  • son monótonas
  • requieren un enfoque láser
  • necesitan precisión absoluta
  • son repetitivas o requieren más tiempo y esfuerzo humano

Esos son los procesos que hay que automatizar. Muchos programas de software empresariales, como la automatización del marketing, los portales de empleados, las aplicaciones de seguimiento de candidatos, el calendario y las aplicaciones de redes sociales, llevan incorporada la automatización de procesos concretos.

Así, en el caso del software de planificación de empleados, todo lo que hay que hacer es establecer los parámetros adecuados. La inteligencia artificial tiene en cuenta esas variables a la hora de crear los horarios de los empleados.

Sin embargo, los procesos que requieren un alto nivel de personalización, como la redacción de correos electrónicos B2B o un profundo conocimiento de los valores y la personalidad de la marca, como la gestión de la terminología, deben realizarse manualmente. 


4 ventajas de la planificación automatizada

Una solución de planificación automática te ayuda a realizar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Ya sea porque necesites programar reuniones o acelerar tus ventas, las soluciones de planificación automatizada como TIMIFY simplifican el proceso para flexibilizar todo tu flujo de trabajo. 

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Si te interesa, aquí te presentamos cuatro maneras para beneficiarte de la programación automatizada. 

1.   Ahorra tiempo

Hacer malabarismos entre tareas puede resultar abrumador y hacer que se rinda menos en otras facetas de la empresa. Sin embargo, los planes automatizados te ahorran tiempo y te permiten centrarte en otras tareas. 

Al eliminar las idas y venidas con los correos electrónicos, la planificación automatizada también facilita que las personas programen reuniones contigo. Al organizar las tareas del personal con las aplicaciones de programación de empleados, les facilitas el tiempo suficiente para realizar otras tareas mas demandantes. 

Estas herramientas avanzadas ayudan a flexibilizar la planificación al integrarse en el calendario de Google y con los servicios de videoconferencia lo que te ayuda a programar un número ilimitado de reuniones de grupo y a realizar más proyectos en menos tiempo.

Ahora puedes alinear todo el flujo de trabajo con la disponibilidad de los empleados, reduciendo así la fricción en el lugar de trabajo.

2.   Aumenta tu margen de beneficios

Dedicar menos tiempo a ciertas tareas es una oportunidad para aumentar los beneficios. Aunque las medidas extremas de ahorro no son malas, pueden afectar a la eficacia del trabajo. Sin embargo, la planificación automatizada solo reduce y controla los costes innecesarios para maximizar los ingresos. 

Utiliza aplicaciones de planificación para crear un programa de turnos automático para los trabajadores con el fin de minimizar el desgaste del personal y maximizar las ventas. A largo plazo, puedes mejorar la rentabilidad centrándote en otras actividades que aumenten los ingresos y mejoren la experiencia de servicio al cliente.

Los algoritmos de programación son un componente fundamental del software de programación. Te ayudan a gestionar los recursos de tu empresa de manera eficaz para obtener márgenes de beneficio elevados.

Las empresas también pueden aumentar el margen de beneficios mediante la automatización de la programación entrante. Al programar los procesos de captación, reserva y seguimiento de los clientes potenciales interesados en una demo, pones el peso de la comunicación en piloto automático. Esto aumenta la velocidad de adquisición y generación de clientes potenciales en tu canal de ventas. 

3.   Ayuda a la planificación estratégica

Las herramientas avanzadas de programación le brindan a tu empresa el marco necesario para evaluar la situación y mantener una situación de ventaja frente a la competencia. Así no deja de olvidarse la estrategia a la vez que se lleva a cabo del trabajo. 

Por ejemplo, puedes planificar un calendario de formación para que los miembros del personal realicen una formación cruzada en otros departamentos o tareas. También puedes configurarlo para que reciban recordatorios por correo electrónico en el momento indicado.

La programación automática también ayuda cuando necesitas planificar proyectos y reuniones con tu equipo con días o semanas de antelación. 

Con estas integraciones puedes planificar y tomar medidas críticas para garantizar que tus proyectos se mantengan en la senda de tus objetivos. 

4.   Permite un seguimiento sencillo

Los flujos de trabajo automatizados proporcionan a tu empresa informes que te permiten auditar tu desempeño. Las métricas que hay que seguir dependen de los procesos que se están automatizando. Puede tratarse del rendimiento de tus publicaciones en las redes sociales: si has automatizado las publicaciones para que se publiquen en momentos específicos para construir tu marca gracias a las redes sociales o el número de reuniones programadas en un mes.

Al hacer un seguimiento de los procesos de trabajo diarios, estos se vuelven más manejables y tú puedes actuar en consecuencia.  Si al hacer seguimiento observas que una estrategia no funciona, puedes recular rápidamente e intentar conseguir los resultados que buscabas en un principio. 

Tus empleados y tú podéis identificar y corregir rápidamente las lagunas o desviaciones en los procesos de trabajo, lo que repercutirá positivamente en el rendimiento laboral.


En definitiva

La planificación automatizada es algo que las empresas no deberían ignorar. No solo te ahorra tiempo, sino que también te alivia el estrés. 

Con el software de automatización adecuado, tu carga de trabajo se reduce y puedes centrarte en otros aspectos igualmente importantes del negocio para aumentar tu margen de beneficios. También puedes garantizar la planificación estratégica y el seguimiento fluido de los procesos.

Con el software de planificación, puedes asegurarte de que tus procesos empresariales están optimizados y de que el negocio en su conjunto se mantiene en el camino de alcanzar los objetivos fijados.

David Pagotto
David Pagotto

David Pagotto es el fundador y director general de SIXGUN una agencia de marketing digital con sede en Melbourne. Lleva más de 10 años dedicado al marketing digital, ayudando a las organizaciones a conseguir más clientes, más alcance y más impacto.

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