7 beneficios de integrar la planificación de citas en tu sitio web

Los sistemas de citas basados en la web llevan una temporada dando de qué hablar. Funcionan de forma sencilla y a su vez son una solución efectiva para tus problemas con la planificación de citas. El software de planificación de citas optimiza los procesos y mejora la productividad de tu negocio.

Bien integrada, la planificación de citas puede tener un grandísimo impacto en los resultados de tu negocio. Aquellos negocios que funcionan mediante citas o reservas necesitan desterrar los sistemas manuales y arcaicos basados en las llamadas telefónicas. Son un coladero de tiempo y un gasto de recursos que pueden destinarse a mejores usos si utilizas una solución organizativa de citas online más eficiente.

El software de planificación de citas presenta numerosas ventajas, sobre todo si la configuración de citas es esencial para tu estrategia comercial. Se trata de una aplicación web que permite a tus clientes agendar una cita online contigo de forma sencilla.

Aquí te contamos siete buenas razones por las que invertir en un programa de planificación de citas.


1. Mejora la satisfacción de los clientes

Con la planificación de citas online en tiempo real tú y tu negocio seréis accesibles para los clientes. Es una forma estupenda de ofrecer un servicio de calidad y de permitir que los clientes tengan el control de sus citas. Pueden encontrar y concertar citas según sus preferencias, lo que implica mayores tasas de satisfacción de los clientes. Con mayores niveles de satisfacción, aumentas también la retención de los clientes y el valor del ciclo de vida del cliente.

Consolida la lealtad a la marca y ofrece a los clientes una experiencia cómoda gracias al sistema de planificación de citas online. La experiencia online del cliente es la suma total de todas las interacciones que tienes con él en múltiples puntos del viaje del cliente. La manera en la que los clientes agendan sus citas para tu negocio o lo fácil o complicado que les parezca el proceso son factores importantes para satisfacer sus expectativas.

Un sistema de citas online permite que los clientes reserven ellos mismos sus citas. Esto consigue que disfruten de una experiencia personalizada y te ayuda a conectar con ellos de una forma que recordarán. Los clientes buscan la comodidad y quieren interacciones personalizadas y un sistema de reservas de citas online les ofrece ambas opciones. Permite a los clientes tener el control de su propia experiencia y les facilita hacer negocios contigo según sus condiciones.

El método convencional de reserva de citas es engorroso. Deja mucho margen a que haya errores y puede implicar pérdidas en tus operaciones o que los clientes se frustren. Un sistema de planificación automatizado acelera el proceso de reserva y reduce casi a cero las posibilidades de cometer errores. Esto consigue que no tengas que lidiar con clientes descontentos.

2. Reduce las ausencias

Cuando los clientes no acuden a su cita, no es simplemente molesto, también te cuesta dinero. Por cada cliente que no se presenta a su cita, tus ingresos lo acaban notando. Un sistema de planificación de citas online reduce las ausencias de forma drástica gracias al envío de recordatorios.

El planificador de citas conecta con los calendarios online de tus clientes. Su calendario les recordará la cita con un plazo de antelación razonable. También puedes planificar recordatorios por SMS a través del sistema.

Al usar un software de planificador de citas, consigues que el proceso de confirmar o cambiar una cita sea más cómodo. La mayoría de la gente decide no acudir a una cita en lugar de cambiarla para evitar tener que volver a concertarla. Con la posibilidad de volver a concertar las citas en tu sitio web, los clientes dejan huecos libres para que otras personas los aprovechen.

3. Ahorra tiempo para aumentar la productividad

El software de planificación online te permite identificar qué falta en tus flujos de trabajo. Si tienes tiempo libre entre citas agendadas, puedes aprovechar los huecos para citas sin reserva o para celebrar reuniones internas. Tu personal ahorra una gran cantidad de tiempo que puede dedicar a gestionar llamadas o coordinar la agenda.

Una vez que automatices tu sistema de planificación, también ahorrarás tiempo a los clientes. Al eliminar las idas y venidas para las comunicaciones, y gracias a la comodidad de iniciar sesión en tu sitio web, los clientes no tienen que dedicar parte de su poco tiempo a hacer una reserva en tu negocio.

Bien sea al automatizar tu sistema de inventariado para un mejor grado de rotación o al automatizar tu gestión de pedidos para garantizar mayor precisión en los pedidos y plazos de entrega óptimos, la automatización aleja la intervención humana. Permite que no haya lugar a errores en tus operaciones y que tu personal se encargue de tareas más importantes que precisan de inteligencia humana y que ayudan a que tu negocio crezca.

El 39 % de los pequeños empresarios encuestados afirma que son las tareas administrativas lo que más tiempo les hace perder. Gracias a que el software de reservas en la web os permite a ti a tus clientes trabajar de manera totalmente digital, disminuyes el tedioso papeleo relacionado con tomar nota de fechas y datos de contacto. Esto beneficia a tu equipo y mejora el ambiente de trabajo.

4. Mejora la visibilidad en Google

Reserva con Google es un servicio que te permite aprovechar el tráfico de búsqueda local. Optimiza tu negocio con las búsquedas «Cerca de mí» que deja hacer Google, ya que permite que los clientes busquen negocios cerca de su ubicación y también les ayuda a hacer reservas. Al integrar un programa de estas características aumentas tu presencia para las búsquedas locales.

Ahora todo gira en torno a Google y si tu software de reserva de citas forma parte del programa Reserva con Google, los clientes podrán concertar una cita sin tener que salir de la página de búsqueda.

5. Conclusiones más precisas

Contar con los datos correctos sobre tu negocio te ayuda a tomar decisiones estratégicas bien informadas. Con soluciones de planificación automatizada puedes dar respuesta a preguntas como «¿Cuáles son los días con más carga de trabajo?» y «¿Cuál es el servicio que mejor acogida tiene?». Muchas de ellas ofrecen datos de reservas y analíticas de donde puedes extraer conclusiones muy valiosas.

Si sabes cuáles son tus horas de mayor ocupación, puedes organizar el horario de trabajo del personal de manera adecuada. Cuando conoces cuáles son los servicios que más éxito tienen, puedes ofrecerlos con más asiduidad o promocionarlos mejor. Es posible extraer estas mismas conclusiones a partir de un sistema de reservas manuales, pero es una tarea pesada si tienes que ir uno a uno con las agendas de citas o los calendarios en papel.

Las herramientas online te permiten aprender acerca de tu negocio. Puedes extraer informes y mejorar considerablemente la eficiencia de la planificación de tu negocio.

6. Citas multicanal

El cliente actual cambia constantemente de canales y de dispositivos. Los clientes cambian de canal todo el tiempo, bien sea al cambiar de un canal de venta online a otro para buscar y comprar clientes o al cambiar entre tus establecimientos y tu sitio web para encontrar una cita que les convenga. Mantenerse competitivo en el entorno empresarial actual impulsado por la tecnología, implica contar con un planificador de citas que funcione online y en dispositivos móviles.

La mayoría de los programas de planificación de citas funcionan bien para ordenador o móvil. Tus clientes tienen que poder reservar una cita, independientemente del dispositivo que utilicen. Integrar tu sistema de reservas con los smartphones es importante porque los móviles representan el 54.4 % del tráfico web mundial.

Otra razón por la que es importante tener en cuenta a los usuarios de móviles es que los clientes utilizan sus teléfonos para estar pendientes de sus agendas, y ahí es donde deben recibir los recordatorios que tú les envíes.

7. Más dinero

Puedes utilizar tu software de planificación para crear un calendario de informes financieros para no tener que cronometrar todo en tus ingresos. Tanto si se trata de pagos de facturas, como de impuestos sobre las ventas o las tasas de envíos, a largo plazo, las herramientas avanzadas de planificación también te ayudan a optimizar el flujo de caja permitiéndote planificar las condiciones de crédito y las transacciones financieras.

Los sistemas manuales de planificación dependen del papel y tienden a ser enormemente complejos. Hay una agenda maestra de citas, y los empleados tienen también sus propias copias. Todo ese papel y tiempo al final se traducen en dinero perdido. El desarrollo de aplicaciones web es relativamente barato. Tu desarrollador informático te repercutirá ese ahorro antes o después.

Cuando implementes un software de planificación de citas, verás que los efectos en tus conversiones e ingresos son prácticamente instantáneos. Como los empleados tienen más tiempo libre, pueden entablar mejores relaciones con los clientes, lo que supone un aumento de las transacciones. Los clientes podrán recibir la atención que buscan.

Los clientes que reservan cita gastan entre 7 y 8 veces más que los que acuden sin una cita. Esto puede atribuirse al hecho de que el software de planificación de citas ofrece información y datos sobre el historial de compras, las conversaciones previas, etc. Los empleados pueden utilizar esta información para llevar a cabo ventas adicionales o ventas cruzadas de otros productos, aumentando el valor medio de los pedidos.

Conclusión

Una vez que el software de planificación haya superado las pruebas de producción y esté listo para su implantación, podrás ver cómo transforma el funcionamiento de tu empresa. Acabar con las idas y venidas de los sistemas de reserva manuales tradicionales te ahorrará tiempo, papel y dinero.

Tu sistema planificador de citas te garantizará que tú y tus clientes estáis siempre en la misma página. Tus calendarios se sincronizarán y los clientes recibirán un recordatorio para acudir puntuales a sus citas. Gracias a que cada minuto de tu jornada laboral estará justificado, tendrás tiempo para concentrarte en otras muchas tareas empresariales que a veces dejamos de lado, pero que también son importantes.

Un sistema de planificación de citas te ayudará a superar las expectativas de los clientes al ofrecerles una experiencia personalizada multicanal. La tecnología de automatización es imprescindible en el mundo competitivo actual. El software de planificación de citas para empresas te permite ofrecer experiencias excepcionales a escala.

Con un mayor índice de reservas exitosas, los clientes satisfechos son al fin y al cabo una mejora en los resultados que tú obtienes. Los sistemas de reserva de citas forman parte de tu arsenal comercial. No solo te ayudan a estar al tanto de tus reservas, sino que mejoran la visibilidad, impulsan tu reputación y aumentan los ingresos y las oportunidades de ahorro.


Sobre el autor

Nick Shaw – Brightpearl

Nick Shaw es desde 2019 el Chief Revenue Officer (CRO) de Brightpearl, la plataforma líder de operaciones digitales para comercio minorista dedicada a automatizar la gestión de inventarios, que incluye software de gestión de ventas y software de gestión de inventario, contabilidad, logística, CRM y más. También es el responsable de la empresa para ventas de EMEA, marketing global y alianzas. Antes de unirse a Brightpearl, Nick fue director general y vicepresidente del negocio de consumo de EMEA en Symantec y fue responsable de 500 millones de dólares de ingresos. Nick ha publicado en Hubspot y G2. Aquí encontrarás el perfil de LinkedIn de Nick Shaw.

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