6 reservas que usan comúnmente las empresas y cómo gestionarlas con TIMIFY

¿Cuánto tiempo pasas al día organizando tu calendario o enviando y respondiendo invitaciones a reuniones? Gestionar las reservas de los clientes, organizar reuniones de equipo, ocuparse de cancelaciones de última hora y cambiar citas (y recordar si eran en online o en persona) son tareas que acaban tomando demasiado tiempo.

Existen muchos calendarios online, pero no suele ser posible combinar tantos tipos diferentes de reservas o citas con métodos de reservas distintos en un solo calendario. Necesitas una solución a medida acorde con tus necesidades.

La respuesta es el calendario online de TIMIFY, personalizado para tu negocio. Puedes planificar citas teniendo en cuenta sus requisitos, ya sean individuales o grupales, en persona o virtuales, o si necesitan salas o equipos específicos. No importa el tipo de cita que necesites: TIMIFY lo controla todo para que tú puedas aprovechar al máximo tu tiempo.

1. Planificación de horarios

TIMIFY fue desarrollado para ofrecer una forma sencilla de implementar un sistema de reservas online. Hemos avanzado mucho desde entonces, añadiendo una gran cantidad de funciones y convirtiendo el software en uno de los mejores sistemas de gestión de reservas del mundo.

Por ejemplo: ¿necesitas un margen de tiempo entre citas para desinfectar o completar documentos? ¿Te gustaría dividir las reservas en varios segmentos para poder asignar diferentes salas o empleados que se necesitan a horas distintas? ¡Sin problema!

Tus clientes siempre tienen el control de su reserva. Pueden cambiarla o cancelarla en cualquier momento si lo necesitan. Todos los cambios están sincronizados en tiempo real, lo que significa que no habrá reservas duplicadas. Además, las reservas canceladas quedan automáticamente disponibles y el personal está siempre al tanto de todo.

Descubre todas las funciones que ofrece TIMIFY para sacarle el mayor partido a tu gestión de reservas:

10 features and tips to optimise how you plan and manage your appointments online with TIMIFY

2. Reuniones de equipo

TIMIFY ofrece un sencillo sistema de reservas online, pero también hay muchas empresas que usan TIMIFY para gestionar sus calendarios internos y la organización de sus equipos.

Que los miembros de un equipo con diferentes horarios y vacaciones estén disponibles al mismo tiempo puede resultar complicado, sobre todo cuando hay que coordinar distintas regiones y zonas horarias. Con TIMIFY, tendrás una visión general de la disponibilidad de todo el mundo, donde los cambios se muestran en tiempo real. 

Si quieres crear una reserva de una duración determinada con varios colegas, solo tienes que indicar tus parámetros de búsqueda y el sistema te mostrará todas las posibles horas disponibles para reunirse. Ya no hará falta enviar emails pidiendo la disponibilidad de cada persona porque TIMIFY se asegurará de que los horarios de todo el mundo estén actualizados.

Descubre cómo nuestro equipo usa TIMIFY para la planificación y la organización interna:

Working together as a remote team – TIMIFY shows how it’s done

3. Reservas personalizadas

Además de gestionar las reservas de los clientes, las empresas también tienen que ocuparse de las reuniones con vendedores y otros proveedores de servicios. La aplicación de TIMIFY Booking Links te permite planificar opciones de reserva predeterminadas con solo un clic.

Por ejemplo, si trabajas regularmente con un socio o agencia, puedes usar la aplicación Booking Links para crear enlaces de reserva individuales a los que solo ellos pueden acceder y que solo muestran las horas que tú has preseleccionado. Pueden planificar reuniones individuales o recurrentes. También pueden reservar una serie de reuniones a lo largo de varios días; lo que mejor se adapte a tus necesidades.

Puede que necesites reunirte con un proveedor en persona en la oficina o que tengas un cliente con el que debas hablar online una vez a la semana. Puedes crear enlaces de reserva personalizados, estableciendo los parámetros de la reunión para que la otra persona solo tenga que seleccionar su disponibilidad dentro de esos parámetros. El resto de la información se establece por adelantado y se aplica automáticamente a cada evento de esa reunión.

Usa la aplicación Booking Links para simplificar la planificación de tus reuniones externas e incluso de las internas:

Accelerate your booking process with the Booking Links app

4. Reservas grupales

Puede que necesites organizar un curso de yoga, un seminario sobre finanzas o una reunión para organizar una fiesta en la oficina: TIMIFY te ofrece una función que te ayuda a gestionar eventos de grupo, con varias opciones de reserva online. 

Puedes especificar el número máximo de participantes o limitar el número de plazas que puede reservar una sola persona. También puedes crear eventos recurrentes seleccionando esta opción por adelantado o simplemente copiando el evento en tu calendario.

Otra excelente función es que puedes permitir que tus clientes hagan pagos por adelantado, de forma voluntaria u obligatoria.

Descubre todo lo que necesitas saber sobre planificar cursos y eventos con varios participantes.

5. Reservas sin cita previa

Reservar citas online tiene innumerables ventajas, pero algunas empresas y organizaciones funcionan principalmente con reservas sin cita previa. TIMIFY ha creado una solución única para simplificar este proceso y para que se pueda integrar en tu calendario.

La aplicación para gestionar colas TIMIFY Q ofrece a las personas que acuden sin cita la oportunidad de ser añadidas al calendario de citas existente. Cuando llegan a su destino, los visitantes verán en una pantalla cuándo hay cita disponible para el servicio que necesitan y podrán reservarla inmediatamente.

Si en tu trabajo hay mucha gente que acude sin cita previa, como puede ocurrir en oficinas públicas o en tiendas con aforo limitado, puedes usar la aplicación TIMIFY Q para que los visitantes obtengan su número en la cola escaneando un código QR, que les enviará toda la información necesaria a su dispositivo móvil. 

Este código QR no solo les adjudica su número en la cola, sino que además les comunica el tiempo de espera aproximado y les envía una notificación cuando ya falte poco para su cita. Esto les permite usar ese tiempo de espera para hacer recados, tomarse un café o lo que más les apetezca, algo que es muy satisfactorio para los visitantes y que además ayuda a reducir aglomeraciones en las salas de espera.

Descubre todas las posibilidades que te ofrece la aplicación TIMIFY Q:

Safe, convenient in-person services with TIMIFY virtual queue management

6. Reservas virtuales

Reuniones, sesiones de formación, clases y consultas; todo esto puede tener lugar online o en persona. Por eso TIMIFY tiene varias funciones específicamente diseñadas para citas virtuales que se integrarán en tu calendario.

Todo el proceso (desde reservar el espacio virtual hasta celebrar la reunión mediante videoconferencia) se puede organizar fácilmente con TIMIFY.

TIMIFY se integra a Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting. También puedes usar nuestro propio servicio de vídeo MeetMe. Al hacer una reserva, los datos para unirse se crean automáticamente y se envía un email de confirmación. No tendrás nada de lo que preocuparte.

Descubre más información sobre todas las posibilidades de las reservas virtuales con TIMIFY:

Turn your group sessions and bookings into video conferencing with TIMIFY


¿Qué tipo de reservas necesita tu negocio? Si tienes alguna pregunta sobre cómo implementar la reserva de citas en tu empresa, ponte en contacto con nuestro equipo mediante el chat de nuestra página web. Nos encantará ayudarte.

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.