Wie TIMIFY die Produktivität und Digitalisierung von KMU fördert, die der neuen Normalität gegenüberstehen

Ineffiziente interne Prozesse und Verwaltungsaufgaben waren vor COVID-19 möglicherweise ärgerlich. Da sich Unternehmen jedoch an die Folgen des Virus anpassen müssen, erweist sich die Behebung dieser Ineffizienzen als notwendig.

Die neue Normalität hat Dienstleister unter neuen Druck gesetzt, angefangen bei weniger Laufkundschaft und einer geringeren Anzahl an Kunden im Geschäft bis hin zu neuen Hygienemaßnahmen und variablen Schichtplänen.

Unternehmen und Institutionen suchen nach einem Online-Terminbuchungssystem, um diesen spezifischen Herausforderungen gerecht zu werden. Was Sie finden, ist nicht nur ein Tool zum Planen von Terminen, es kann zudem die Effizienz eines Unternehmens erheblich steigern. Unser Buchungssystem übernimmt viele zeitaufwändige Planungs- und Verwaltungsaufgaben. Wir glauben, das diejenigen, die sich an dieser Stelle an die neuen Gegebenheiten anpassen, noch lange nach COVID-19 davon profitieren werden.

Im Folgenden werden sieben einfache Möglichkeiten beschrieben, wie TIMIFY Unternehmen dabei hilft, cleverer und effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und während der Corona-Krise sowie lange danach erfolgreich zu sein.

Erfahren Sie auch, was unsere Kunden über unsere Lösung sagen und wie sie davon profitieren.

  1. Terminbuchung und Synchronisation
  2. Kundenkommunikation
  3. Teamplanung und Verfügbarkeit 
  4. Ressourcenplanung und -verwaltung 
  5. Eine Kundendatenbank, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können
  6. Reagieren Sie sofort auf Kundenanfragen
  7. Online-Zahlung und Rechnungsstellung


1. Terminbuchung und Synchronisation 

Die Terminbuchung ist nach COVID-19 für so viele Unternehmen zu einem elementaren Bestandteil geworden. Wenn sie jedoch für Kunden einfach und unkompliziert ist, wird sie bald zu ihrer Präferenz

Eine umfassende Reihe an Funktionen und eine Echtzeitsynchronisierung geben Ihnen die vollständige Kontrolle, stimmt Ihr gesamtes Team aufeinander ab und schützen vor kostspieligen Buchungsfehlern.

  • Durch die kalenderübergreifende Synchronisierung können Doppelbuchungen und Planungsfehler, die bei manuellen Systemen häufig auftreten, minimiert oder sogar vollständig beseitigt werden.
  • Termine werden mit anderen Kalendern wie Google oder Outlook synchronisiert.
  • Mit mobilen und Tablet-Apps können Sie unterwegs in Echtzeit auf Kalender zugreifen und diese verwalten

“Meine Patienten können sich online eine Termin buchen und müssen mich nicht unbedingt anrufen.
Ich kann jederzeit auf die Termine zugreifen, einfach und unkompliziert.
Die Verwaltung meiner Leistungen sind einfach und gut strukturiert.”

Michael Meilers / Heilpraktiker


2. Kundenkommunikation

Buchungsbestätigungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen werden automatisch an Kunden gesendet, unabhängig davon, ob sie online, telefonisch oder persönlich gebucht haben.

  • Bestätigungen: Sobald ein Termin gebucht wurde, erhalten Kunden eine E-Mail mit allen erforderlichen Informationen, einschließlich eines Links zum Online-Stornieren oder Neuplanen.
  • Erinnerungen: Entscheiden Sie, ob Sie Erinnerungen bis 24 Stunden vor einem Termin per E-Mail oder SMS senden möchten. Diese Maßnahmen können das Nichterscheinen ihrer Kunden um bis zu 40% reduziert.
  • Feedback-App: Erhalten Sie Kunden-Feedback zu Ihren Mitarbeitern und Dienstleistungen. Feedback-Anfragen werden sofort nach Terminen per E-Mail gesendet, solange die Eindrücke noch frisch sind.

“TIMIFY ist für mich wie ein persönlicher Assistent der mir täglich Arbeit abnimmt. Mehr als die Hälfte meiner Patienten buchen ihre Termine nur noch online und können diese sogar selber verschieben.”

Tom Grüner / Sportosteopath


3. Teamplanung und Verfügbarkeit 

Vor COVID-19 war die Organisation des Schichtplans in einfachen Tabellen womöglich noch überschaubar, da Mitarbeiter nun vor Ort und von zu Hause aus arbeiten und unterschiedliche Arbeitszeiten haben, macht es jetzt Sinn den Schichtplan zu digitalisieren.

  • Mit dem TIMIFY-Schichtplan können bestimmte Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks individuelle Arbeitszeiten, Krankheitstage und mehr eingeben.
  • Dies wird in einem zentralen Kalender gespeichert, sodass interne Teams problemlos Schichten und Turnusse überprüfen und Kundenkalender mit der neuesten Buchungsverfügbarkeit synchronisieren können.

„Dank dem Online-Buchungssystem von Timify sind wir jetzt 24/7 erreichbar. Die Terminverwaltung für 10 Therapeuten ist enorm viel einfacher und übersichtlicher geworden und Ausfälle gibt es nicht mehr. Vielen Dank!“

Carsten Klie / Stillpoint – Praxis für Osteopathie


4. Ressourcenplanung und -verwaltung

Für jede Ihrer Dienstleistungen sind bestimmte Ressourcen erforderlich – von Mitarbeitern und Räumen bis hin zu Geräten und Ausrüstung.

Neue Hygiene- und soziale Distanzierungsregeln haben möglicherweise sogar die Ressourcen erweitert, die jetzt für jeden Termin benötigt werden.

  • Mit TIMIFY können Sie Abhängigkeiten zwischen einzelnen Diensten und die von ihnen verwendeten Ressourcen hinzufügen.
  • Nach der Einrichtung reserviert das System diese Ressourcen immer automatisch, wenn dieser Service gebucht wird.
  • Dies hilft zu vermeiden, dass wichtige Ressourcen vergessen oder doppelt gebucht werden.

“Meine Patienten und Kunden sind von der unkomplizierten und zuverlässigen Handhabung begeistert. Für mich persönlich ein Quantensprung nach oben in der administrativen Arbeit.”

Tobias Vollmer / Heilpraktiker der Physiotherapie


5. Eine Kundendatenbank, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können

Das Verschieben von Kundendaten in ein sicheres und zentrales System sollte nun für jedes Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sein, insbesondere nach COVID-19.

Die Möglichkeit, sofort und überall auf Kundendatensätze zuzugreifen und Besuchshistorien, Einstellungen und potenzielle Schwachstellen anzuzeigen, kann im Falle eines Virusausbruchs von enorm wichtig sein.

Darüber hinaus bietet die Möglichkeit, Kunden nach bestimmten Merkmalen oder Vorlieben zu filtern und zu gruppieren, eine Fülle von Marketing- und Kommunikationsmöglichkeiten.

  • Wenn ein neuer Kunde einen Termin online bucht, wird automatisch ein Profil erstellt und die Datenbank beginnt mit der Speicherung persönlicher Daten und des Buchungsverlaufs.
  • Fügen Sie Kundenformularen benutzerdefinierte Felder hinzu, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Kundendaten erfassen, die Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Registrierung benötigt.
  • Mitarbeiter mit Berechtigung können von überall auf Datensätze zugreifen und diese ändern.
  • Kundenbesuchshistorien können mit Schichtplänen verglichen werden, um im Falle eines COVID-19-Vorfalls eine genaue Kontaktverfolgung zu ermöglichen.

“Meine Patienten lieben die Terminbuchung über TIMIFY da es so flexibel und unkompliziert ist. Außerdem gewinne ich mehr Zeit. Ich muss nach Feierabend keine Rückrufe zur Terminvereinbarungen mehr erledigen und werde in der Behandlung weniger gestört.”

Kristina Hüttner / Naturheilpraxis & Heilpraktikerschule


6.  Reagieren Sie sofort auf jede Kundenbuchungsanfrage

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben in vielen Unternehmen ist die manuelle Suche nach der Verfügbarkeit von Buchungen für Ihre verschiedenen Dienste oder Mitarbeiter.

Dies wurde möglicherweise durch COVID-19 mit einer höheren Kundennachfrage, aber einer geringeren Anzahl von Mitarbeitern oder unregelmäßigeren Arbeitszeiten verschärft.

Unser neues Schnellbuchungs-Widget ist ein Meilenstein für Kunden, die online buchen, sowie für Buchungsmitarbeiter, die Kunden bei der Suche nach Terminen unterstützen.

  • Durchsuchen Sie jeden Bereich Ihres Kalenders und erhalten Sie Ergebnisse in Sekundenschnelle
  • Extrem flexible Suchfilter, mit dem nach einer Kombination aus Terminart, Zeit, Dauer oder Mitarbeiter gesucht werden kann
  • Sehr wertvoll für das Buchungspersonal und ausgelastete Callcenter
  • Suchen Sie nach einzelnen Terminen oder einer Vielzahl von Optionen für wiederkehrende Buchungen

Ich nutze Timify nun seit einigen Monaten und bin absolut überzeugt! Meine Patienten können sich rund um die Uhr selbst Termine buchen, müssen nicht erst auf meinen Rückruf warten und mir erspart es viel Zeit am Telefon.

Lisa Börsch / Osteopathie Börsch


7. Online-Zahlung und Rechnungsstellung

TIMIFY ist eine Partnerschaft zum einen mit der Online-Zahlungsplattform Stripe eingegangen, damit Unternehmen Online-Zahlungen von Kunden erhalten können, wenn sie ihre Termine online buchen. Zum anderen arbeitet TIMIFY mit SumUp zusammen, um Zahlungen mit einem Chip-Leser im Geschäft anbieten zu können.

  • Machen Sie die Online-Zahlung für verschiedene Dienste obligatorisch oder optional.
  • Vermeiden Sie Warteschlangen an der Rezeption.
  • Integrieren Sie die native TIMIFY-Rechnungs-App, die auf Ihre Marke zugeschnittene Rechnungen generiert und diese in kürzester Zeit per E-Mail an Kunden sendet.

Für meine Kunden ist es ein klarer Vorteil, Termine auch außerhalb der Öffnungszeiten buchen und gleich bezahlen zu können. Damit ist alles schon erledigt, bevor das Coaching startet.”

Dipl.-Psychologe Ingo Ostgathe


Mit digitalen Tools können Unternehmen effizienter arbeiten und ihren Kunden einen besseren Service bieten.

Mit dem Online-Buchungssystem von TIMIFY können Sie so viel mehr erreichen, als nur online buchbar zu sein. Es kommt Ihrem gesamten Unternehmen zugute, indem es Ihnen hilft, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, die Zeit Ihres Teams zu maximieren, Ressourcen effektiver zu verwalten und die Kommunikation mit Kunden zu optimieren.

Wenn Sie selbst sehen möchten, wie TIMIFY Ihrem Unternehmen helfen und sich unseren zufriedenen Kunden anschließen kann, eröffnen Sie noch heute kostenlos ein Konto. Sie können dann unseren kostenlosen Classic-Tarif nutzen oder unsere kostenpflichtigen Premium- oder Enterprise-Tarife 14 Tage lang kostenlos testen.

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

Kommentar verfassen

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.