Wie Online-Terminbuchungen Zeit sparen, Kundenerlebnisse verbessern und Fehler reduzieren

Die Corona-Krise bedeutet für viele Dienstleister dramatische Veränderungen, da sie stark vom Rückgang des Handels betroffen und von vorab gebuchten Terminen abhängig sind.

Dienstleistungen, die eine Terminvereinbarung benötigen, erfordern nun eine Interaktion bei fast jedem Kundenkontakt. Das kann Buchungsteams möglicherweise überfordert.

Für die meisten Unternehmen ist die Digitalisierung des Buchungsprozesses die einzig realistische Möglichkeit, um dieser Beanspruchung gerecht zu werden.

Die Einführung von TIMIFY als automatisierte Planungslösung entlastet Mitarbeiter dabei sich mit telefon- und papierbasierten Systemen auseinandersetzen zu müssen und gibt ihnen mehr Zeit, sich auf Kundenbedürfnisse zu konzentrieren.

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie mit der Terminbuchungslösung von TIMIFY Buchungsfehler vermeiden, die Kundenkommunikation automatisieren und interne Prozesse optimieren können, wovon Ihr Unternehmen nicht nur jetzt, sondern auch zukünftig profitieren wird.


Kontrollieren Sie komplexe Buchungsanforderungen und verhindern Sie Buchungsfehler

Viele Unternehmen verwalten nun eine Reihe von Dienstleistungen, die vorab gebuchte werden müssen, und jeweils unterschiedliche Längen, Vorbereitungszeiten, Reinigungsprozesse und Personalressourcen erfordern.

Durch Hinzufügen eines digitalen Planungssystems, bei dem Kunden ihren eigenen Termin online buchen, können all diese Elemente einer Dienstleistung verwaltet werden, ohne dass Buchungsfehler auftreten oder komplizierte Systeme erforderlich sind.

  • Online buchen: Kunden können ihren bevorzugten Termin in Ruhe finden und müssen kein Buchungsteam anrufen, das nach einem freien Platz sucht.
  • Ersetzen Sie veraltete manuelle Systeme: Mit zunehmendem Buchungsvolumen können Kunden ihre eigene Buchung in einem leistungsstarken und übersichtlichen System vornehmen, in dem Doppelbuchungen nicht möglich sind.
  • Verhindern Sie Buchungsfehler: Kunden erhalten sofort nach der Buchung eine Bestätigungs-E-Mail, um die korrekten Details zu bestätigen. Außerdem wird so eine unkomplizierte Umbuchung oder Stornierung online ermöglicht, falls erforderlich.
  • Kalender synchronisieren: Ein digitales System synchronisiert ständig alle Buchungen, die von Mitarbeitern oder Kunden online vorgenommen werden. Eingehende Buchungen werden im Kalender blockiert, um zu vermeiden, dass ein Slot doppelt gebucht wird.
  • Verfügbarkeiten schnell finden: Mit dem Schnellbuchungs-Widget von TIMIFY können Buchungsteams nach Terminen mit nahezu allen Parametern in Bezug auf Dienstleistung, Dauer, Startzeit, Mitarbeiter usw. suchen. Das Widget scannt Ihren gesamten Kalender und zeigt Ergebnisse in Sekundenschnelle an.
  • Vermeiden Sie Doppelbuchungen für Personal, Ausrüstung und Räume, indem Sie Abhängigkeiten zwischen Terminen für bestimmte Dienste und den von ihnen benötigten Ressourcen herstellen. Jetzt werden Ressourcen automatisch zugewiesen, wenn dieser Service gebucht wird.
  • Hören Sie auf, Termine zu überschreiten, wodurch Wartezeiten verlängert und Empfangsbereiche überfüllt werden. Stellen Sie Pufferzeiten so ein, dass sie bei bestimmten Diensten automatisch berücksichtigt werden. Dies stellt sicher, dass die zugewiesene Zeit automatisch blockiert wird, damit wesentliche Vorbereitungs- oder Reinigungsvorgänge stattfinden können.

Nutzen Sie digitale Prozesse, um Kunden besser zu betreuen

Die einfache Umstellung, mit der Kunden Termine jederzeit und überall online buchen können, gibt ihnen ein Gefühl der Selbstbestimmung.

TIMIFY ermöglicht Kunden außerdem Termine, jederzeit online zu verschieben oder bei Bedarf zu stornieren.

Auf diese Weise haben Kunden die Freiheit, Ihre Dienstleistungen an ihre Gewohnheiten anzupassen, während das System Ihr Buchungsteam vor Fehlern oder frustrierenden wiederholten Umplanungen bewahrt.

  • Senden Sie automatische Bestätigungs-E-Mails direkt nach der Buchung, um Fehler sofort zu erkennen und das Personal zu entlasten.
  • Erstellen Sie automatische Erinnerungsnachrichten, die vor einem Termin an Kunden gesendet werden sollen, um das Nichterscheinen zu reduzieren und die Effizienz Ihrer Ressourcen und die Verfügbarkeit von Diensten zu maximieren.
  • Erhalten Sie Feedback zu Dienstleistungen, ohne dass die Mitarbeiter jeden Termin nachverfolgen müssen. TIMIFY sendet direkt nach dem Abschluss eines Termins Feedback-E-Mails an den Kunden, die ihm eine Stimme geben und wertvolle Einblicke in das Unternehmen liefern.

Die Online-Planung erleichtert die Verwaltung von Gruppenereignissen

Die Corona-Krise hat viele Unternehmen gezwungen, Kurse, Veranstaltungen und andere Gruppenevents online anzubieten.

Noch mehr als bei Einzelbuchungen ist es eine große Herausforderung, große Teilnehmerlisten, Kapazitätsbeschränkungen, Stornierungen und Teilnehmerreservierungen für Kollegen manuell zu verwalten.

Das digitale Planungssystem von TIMIFY ermöglicht die Terminverwaltung für Gruppenveranstaltungen auf die gleiche einfache und effiziente Weise wie für einzelne Termine.

  • Legen Sie Teilnehmerhöchstgrenzen fest, entlasten Sie das Buchungspersonal von der Kontrolle der Anmeldungen und Anrufbeantwortung für ausgebuchte Veranstaltungen.
  • Weisen Sie Ressourcenabhängigkeiten zu, um sicherzustellen, dass wichtige Mitarbeiter und Geräte für jeden Servicetyp immer automatisch gebucht werden.
  • Aktivieren Sie Videokonferenzen für eine Veranstaltung mit nur wenigen Klicks.
  • Nehmen Sie bei Bedarf die Zahlung im Voraus online entgegen.
  • Vermeiden Sie Doppelbuchungen mit einem Kalender, der mit allen Plattformen und an allen Standorten synchronisiert ist. Bei Gruppenveranstaltungen werden laufende Buchungen blockiert, während Stornierungen automatisch und sofort für einen potenziellen neuen Teilnehmer verfügbar werden.

Integrieren Sie digitale Planungsleistung in interne Prozesse

Die Verwendung eines digitalen Planungssystems verbessert nicht nur die Effizienz und reduziert Fehler beim Kundenservice, sondern kann auch intern ein äußerst wertvolles Werkzeug sein.

Vor Corona war es schwierig genug, Schichtpläne für Mitarbeiter in Abhängigkeit von verfügbaren Terminen zu verwalten.

Jetzt, da mehr Mitarbeiter remote und häufig mit einem flexibleren Zeitplan arbeiten, kann ein zentrales und immer online verfügbares System die Kommunikation und Einigkeit Ihrer Mitarbeiter verändern.

  • Jeder Mitarbeiter verwaltet seine eigenen Arbeitszeiten, Feiertage, Krankheitstage und Schichten im gemeinsamen Zeitplan und bietet so eine stets aktuelle Übersicht über die Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen.
  • Jede Gruppe von Einzelpersonen oder Teams kann einen Buchungslink erstellen. Dies kann intern oder extern gemeinsam genutzt werden, um die dynamische Verfügbarkeit dieser Gruppe für den kommenden Zeitraum anzuzeigen.

Wenn Sie nun überzeugt sind, dass TIMIFY auch Ihnen helfen kann, die steigende Nachfrage nach Terminbuchungen zu bewältigen, wenden Sie sich an unser Team, um Details zu besprechen oder eine kostenlose Demo zu buchen.

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

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