Wie automatisierte Terminplanung Ihrem Unternehmen helfen kann

Eintönige tägliche Aufgaben wie das Versenden von Routine-E-Mails, die Terminfindung für Meetings, das Posten von Inhalten in sozialen Medien oder die manuelle Dateneingabe werden schnell zur Routine, und damit oft auch langweilig und ermüdend.

Und warum? Abgesehen davon, dass diese Aufgaben banal sind, nehmen sie immer weiter zu, je größer der Geschäftsbetrieb wird. Das bedeutet wiederum, dass solche Aufgaben die Effizienz des Unternehmens schnell verringern können.

Manuelle Vorgänge können Ihr Unternehmen mehr Zeit und Geld kosten, als Sie sich wahrscheinlich erhoffen. Das liegt an den Fehlern und Ineffizienzen, die mit manuellen Vorgängen einhergehen. Einem Bericht von SnapLogic zufolge kosten unterbrochene Datenzusammenhänge, die durch menschliche Fehler verursacht werden, Unternehmen in den USA und Großbritannien jährlich fast 140 Milliarden Dollar.

Ganz egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder einen ganzen Konzern leiten, die Vorzüge einer automatisierten Terminplanung liegen auf der Hand. Denn neben der Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse schafft die automatisierte Terminplanung auch Raum für Wachstum und Innovation in anderen Bereichen Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Grundlagen der automatisierten Terminplanung und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.


Was ist automatisierte Terminplanung? 

Die automatisierte oder automatische Terminplanung ist ein technologiebasierter Ansatz für die Planung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Durch künstliche Intelligenz kann die automatische Planung Ihnen helfen, einen optimalen Zeitplan für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Monotone, papierbasierte Prozesse und langsame Entscheidungen werden so vermieden und die Effizienz am Arbeitsplatz erhöht.

In den meisten Fällen geht es bei automatisierten Planungsaufgaben um mehr als das Scannen von gedruckten Dokumenten in PDFs und die automatische Aktualisierung Ihrer Konten. Planungssoftware ist in der Lage, umfangreiche Planungsaufgaben zu automatisieren, anzupassen und zu bewältigen. Dazu gehören die Planung von Beiträgen in sozialen Medien, die Erstellung von Mitarbeiter-Arbeitsplänen, die Überwachung von Ausgaben, der Ausgleich von Arbeitsbelastungen und die Festlegung von Terminen.

Die Planung von Aufgaben als Unternehmer gibt Ihren Mitarbeitern die nötige Bandbreite, um effektiv zu arbeiten und Ressourcen effizient zu verwalten. 

Und wie? 

Eine Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung kann den besten Kandidaten für eine Arbeitsschicht auf der Grundlage der bisherigen Leistungen und Qualifikationen des Mitarbeiters auswählen. Das macht Rätselraten überflüssig und spart Ihnen Zeit und Mühe. 

Haben Sie jede Woche einen wiederkehrenden Termin? Oder eine E-Mail-Sequenz, die Sie verschicken müssen? E-Mail- und Kalenderautomatisierung sind weitere monotone Aufgaben, die Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren könnten. Das kann Ihnen helfen, die Arbeitskosten zu senken.

Mit E-Mail-Marketing-Tools können Sie eine automatische E-Mail-Sequenz zu bestimmten Zeiten an bestimmte Kontakte senden. Sie können auch Ihren Google-Kalender mit Ihren E-Mails synchronisieren, um sich an anstehende Termine erinnern zu lassen. Die Synchronisierung Ihrer E-Mails mit dem Google-Kalender ermöglicht es Ihnen, E-Mails effizient zu verfolgen und E-Mail-Erinnerungen zu erhalten, wenn Sie Termine buchen. 


Wie funktioniert die automatisierte Terminplanung?

Betrachten wir es einmal so: Die automatisierte Zeitplanung ist eine künstliche Intelligenz (KI) und arbeitet für ein Unternehmen, das auf Schichtarbeit angewiesen ist. Die KI erstellt einen optimalen Zeitplan auf der Grundlage Ihrer ursprünglichen Regeln.

Sie werden schnell verstehen, wie die Arbeitsabläufe bei der Planung funktionieren, wenn Sie die täglichen Prozesse von Anfang bis Ende prüfen. 

Fragen Sie sich, welche Aufgaben –

  • eintönig sind?
  • einen klaren Fokus erfordern?
  • besondere Genauigkeit erfordern?
  • auswendig gelernt werden können oder mehr Zeit und menschliche Anstrengung erfordern?

Das sind die Prozesse, die Sie automatisieren müssen. Viele Unternehmenssoftware wie Marketing-Automatisierung, Mitarbeiterportale, ATS-Apps für die Personalbeschaffung, Kalender und Apps für soziale Medien verfügen über integrierte Automatisierungsfunktionen für bestimmte Prozesse.

Im Falle der Software für die Mitarbeiterplanung müssen Sie also nur die geeigneten Parameter festlegen. Die künstliche Intelligenz berücksichtigt dann diese Datenvariablen bei der Erstellung der Zeitpläne für die Mitarbeiter. 

Prozesse, die ein hohes Maß an Personalisierung erfordern, wie z.B. das Schreiben von B2B-E-Mails oder ein tiefes Verständnis der Werte und der Persönlichkeit der Marke, wie z.B. Terminologie Management, sollten jedoch manuell durchgeführt werden. 


4 Vorteile der automatisierten Terminplanung

Eine automatische Terminplanungslösung hilft Ihnen dabei, die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Ganz gleich, ob Sie Besprechungen planen oder Ihre Vertriebspipeline beschleunigen müssen, automatische Terminplanungssoftwarelösungen wie TIMIFY vereinfachen den Prozess und machen Ihren gesamten Arbeitsablauf flexibel. 

Quelle

If you’re wondering, here are four ways automated scheduling benefits you. 

Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie von einer automatisierten Terminplanung profitieren können. 

1.   Sie spart Ihnen Zeit

Der Umgang mit zu vielen Aufgaben kann überwältigend sein und dazu führen, dass Sie in anderen Bereichen Ihres Unternehmens weniger leisten. Mit automatisierten Zeitplänen gewinnen Sie jedoch Zeit, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. 

Die automatisierte Planung erleichtert es Ihren Mitarbeitern auch, Besprechungen mit Ihnen zu vereinbaren, da das Hin- und Herschreiben von E-Mails entfällt. Indem Sie die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von Apps für die Mitarbeiterplanung organisieren, verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit für andere anspruchsvolle Aufgaben. 

Diese fortschrittlichen Planungstools helfen Ihnen bei der flexiblen Planung, indem sie in den Google-Kalender, Projektmanagement-Apps und Videokonferenzdiensten integriert werden. So können Sie unbegrenzt viele Gruppenmeetings planen und mehr Projekte in kürzerer Zeit erledigen.

Jetzt können Sie den gesamten Arbeitsablauf auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter abstimmen und so Reibungsverluste am Arbeitsplatz reduzieren.

2.   Sie erhöht Ihre Gewinnspanne

Jede Möglichkeit, den Zeitaufwand für die Aufgaben im Unternehmen zu reduzieren, ist auch eine Möglichkeit, den Gewinn zu steigern. Extreme Sparmaßnahmen sind zwar grundsätzlich nicht schlecht, aber sie können die Arbeitseffizienz beeinträchtigen. Eine automatisierte Zeitplanung reduziert und kontrolliert jedoch nur unnötige Aufwände, um den Umsatz zu maximieren. 

Verwenden Sie Planungs-Apps, um einen automatischen Schichtplan für die Mitarbeiter zu erstellen, um Burnouts zu vermeiden und den Umsatz zu maximieren. Langfristig können Sie die Rentabilität verbessern, indem Sie sich auf andere Aktivitäten konzentrieren, die den Umsatz steigern und den Kundenservice verbessern.

Planungsalgorithmen sind eine wichtige Komponente von Planungssoftware. Sie helfen Ihnen, die Ressourcen für Ihr Unternehmen effizient zu verwalten und hohe Gewinnspannen zu erzielen.

Unternehmen können ihre Gewinnspanne auch durch die Automatisierung der Inbound-Planung erhöhen. Durch die Planung der Prozesse der Anwerbung, Buchung und Nachverfolgung von Interessenten, die an einer Vorführung interessiert sind, können Sie die Kommunikationsaufwände auf Autopilot stellen. Das beschleunigt die Akquisition von Interessenten und die Generierung von Leads in Ihrer Vertriebspipeline. 

3.   Sie hilft bei der strategischen Planung

Fortschrittliche Planungstools geben Ihrem Unternehmen den Rahmen, den es braucht, um die Situation richtig einzuschätzen und einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu behalten. So können Sie bei der Zusammenstellung von Projekten strategisch vorgehen. 

Sie können zum Beispiel einen Schulungskalender für Mitarbeiter einrichten, die in anderen Abteilungen oder für andere Aufgaben geschult werden sollen. Richten Sie ihn dann so ein, dass sie zum günstigsten Zeitpunkt E-Mail-Erinnerungen erhalten.

Die automatische Terminplanung ist auch hilfreich, wenn Sie Projekte und Besprechungen mit Ihrem Team Tage oder Wochen im Voraus planen müssen. 

Mit diesen Integrationen in Ihrer Terminplanungssoftware können Sie planen und wichtige Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen. 

4.   Sie ermöglicht reibungsloses Tracking

Automatisierte Workflows versorgen Ihr Unternehmen mit Berichten, mit denen Sie die erbrachte Leistung überprüfen können. Welche Metriken Sie verfolgen können, hängt von den Prozessen ab, die Sie automatisieren. Das kann die Leistung Ihrer Beiträge in den sozialen Medien sein – wenn Sie automatisiert haben, dass Beiträge zu bestimmten Zeiten veröffentlicht werden, um Ihre Marke über die sozialen Medien aufzubauen – oder die Anzahl der in einem Monat geplanten Meetings.

Indem Sie die täglichen Arbeitsabläufe verfolgen, werden sie überschaubarer und Sie können leichter Verantwortung übernehmen. Wenn eine Strategie laut Ihrer Überwachung nicht funktioniert, können Sie schnell umschwenken, um die Ergebnisse zu erzielen, die Sie ursprünglich angestrebt haben. 

Sie und Ihre Mitarbeiter können Lücken oder Abweichungen in Ihren Arbeitsabläufen schnell erkennen und korrigieren, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsleistung auswirkt.


Zum Schluss

Automatisierte Terminplanung ist etwas, das Unternehmen nicht länger ignorieren sollten. Es spart nicht nur Zeit, sondern auch Stress. 

Mit der richtigen Automatisierungssoftware verringert sich Ihre Arbeitsbelastung, und Sie können sich auf die wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren, um Ihre Gewinnspanne zu erhöhen. Außerdem können Sie die strategische Planung und ein reibungsloses Tracking der Prozesse sicherstellen.

Mit einer Planungssoftware können Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsprozesse optimiert werden und Ihr Unternehmen als Ganzes auf Kurs bleibt, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

David Pagotto
David Pagotto

David Pagotto ist der Gründer und Geschäftsführer von SIXGUN, einer Agentur für digitales Marketing mit Sitz in Melbourne. Er ist seit über 10 Jahren im digitalen Marketing tätig und hilft Unternehmen dabei, mehr Kunden, mehr Reichweite und mehr Außenwirkung zu erzielen.

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