Warum du Kontaktformulare für Terminbuchungen meiden solltest

why to avoid contact forms to schedule appointments

Montagmorgen. Der Tag beginnt mit dem Kampf gegen die Inbox, dem Terminchaos und kalt gewordenen heißen Kaffee. Dabei sind es oft diese banalen Themen die Zeit rauben – insbesondere die Anfragen aus Website-Kontaktformularen. Einer Studie aus dem Jahr 2018 zufolge zählen Kontaktformulare zu den unbeliebtesten Kommunikationskanälen der Kund*innen. Seither hat sich die Beliebtheit nicht gerade verbessert, denn auch die Empfänger sind unzufrieden: Kontaktanfragen der Website sind oft nur Gateway für SPAM-Mails. Zudem müssen diese Mails manuell gefiltert, beantwortet und zugewiesen werden. Das bedeutet nicht nur Mehraufwand, sondern fördert Fehler im Unternehmen.


Viel Aufwand für wenige Leads

Dabei sind Kontaktformulare das unfreiwillige Auffangbecken für Beschwerden, bereits beantworteten FAQs und SPAMs. Terminanfragen der Interessent*innen sind seltene Fundstücke. So wühlt man sich durch dutzende Mails mit schwieriger Rechtschreibung, um schließlich in den Überbleibseln eine meist verspätete Antwort an einen wichtigen Lead zu richten. Diese erhalten schließlich in ihrem eigenen Montagmorgenchaos eine weitere Inbox-füllende Mail.

Und das ist erst der Anfang: denn jetzt muss ein Termin koordiniert werden. Vertriebler kennen das Problem: jeder Kontaktpunkt vor dem ersten Termin verringert die Chance den Kunden zu überzeugen. Im Worst Case sendet man 4 handgeschriebene Mails und büßt in Hoffnung auf eine Antwort Zeit und Kaffeetemperatur ein.

Diese Demoralisierung spiegelt sich auch bei Kund*innen wider. Die meisten rechnen oft gar nicht mehr mit Antworten der Firmen und viele Interessent*innen nehmen erst gar keinen Kontakt auf.


Die Alternative: Online-Terminbuchung

Geht es um Kundengewinnung ist schnelles Handeln gefragt. Jede Hürde muss aus dem Weg geräumt werden, die Kund*innen eine Kontaktaufnahme erschweren könnte. Deshalb sind Online-Terminvereinbarungen das Gegenmittel. Die Software lässt sich binnen weniger Stunden auf der Website integrieren – sowohl als Iframe als auch Overlay. Angepasst an das „Look&Feel“ der eigenen Website und dank intuitiver Bedienung bedarf es kaum Einarbeitung. Wer Word beherrscht, meistert die Anwendungen problemlos. Excel ist dagegen ein gordischer Knoten.

Wir nutzen TIMIFY nun schon seit einigen Jahren. Mit der in vielen Bereichen selbsterklärende Anwendung kann jeder das Programm sehr einfach bedienen. Besonders begeistert sind wir allerdings von den vielen neuen Kund*innen, die wir durch die Onlinebuchung gewinnen konnten.“

Daniela Rohrmann, Bereichsleitung Atta

Ein neuer Montag

Damit beginnt der Montagmorgen statt mit dem Blick auf eine überfüllte Inbox mit einem übersichtlichen Kalender. Keine Doppelbuchungen, keine Rückfragen. Alle vorab benötigten Informationen lassen sich während der Terminbuchung abfragen. So ist der Mitarbeiter mit allen Informationen ausgestattet. Zudem kann man auch virtuelle Termine planen. Der Videocall wird automatisiert erstellt und an Mitarbeiter sowie Kunden versendet.

Und No-Shows?

Was aber, wenn der Kunde nie auftaucht? Hier kommen automatisierte Reminder ins Spiel: Der Kunde wird per Mail oder auch SMS rechtzeitig an den Termin erinnert. Das verringert die Anzahl an „No-Shows“ um 50%.


Ergeben Kontaktformulare überhaupt Sinn?

Kontaktformulare können auch weiterhin friedlich neben den Online-Terminbuchungen koexistieren. Insbesondere für Anfragen, die nichts mit dem klassischen Geschäft zusammenhängen. Nur geht es um Kundengewinnung und Umsatz, geht Online-Terminbuchungssoftware als klarer Sieger dieses Vergleichs hervor. Nicht nur deshalb setzen Unternehmen wie Fielmann, Sonova und Saint Maclou bereits seit Jahren auf eine Online Terminbuchung. Hier geht’s zu den Beispielen, wie diese Unternehmen die Online Terminbuchung auf Ihren Websites integriert und erweitert haben.


Wie starte ich?

Komplexe Teamstrukturen, Prozessketten und ein ausgiebiger Leistungskatalog können intern wie extern Verwirrung stiften. TIMIFY arbeitet diese Zusammenhänge auf und automatisiert die Terminbuchung jeder Leistung. Zudem vereinfachen Umfragen, Dienstpläne oder die Synchronisierung mit bestehenden Kalendern die Arbeit und verbessern das Kunden- sowie Mitarbeitererlebnis. Das Beste daran: unsere Experten bereiten alles gemeinsam mit Ihnen optimal vor. Somit ist das System im Nu startklar.

So gelangen Berater*innen und Kund*innen zu ihrem Happy-End am Montagmorgen: Dem heißen Kaffee.


Haben Sie Fragen oder wollen unsere Software kennenlernen? Dann buchen Sie gerne heute noch einen Demo-Call (und Sie müssen auf keine Rückantwort warten).

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

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