Organisieren Sie die sichere Rückkehr Ihrer Mitarbeiter ins Büro mit TIMIFY

Richten Sie ein digitales Buchungssystem ein, mit dem Mitarbeiter den Zugang zu Arbeitsbereichen in kontrollierten Gruppen und Zeiträumen buchen können.

Ein System zu finden, mit dem begrenzt werden kann, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig Ihre eigenen Büroräume betreten können, um eine globale Pandemie zu verhindern, war für wohl kaum ein Unternehmen für das Jahr 2020 geplant.

Auch TIMIFY hat eine solche Nutzungsweise nicht vorgesehen. Wir freuen uns jedoch zu sehen, dass die Flexibilität und Standhaftigkeit unserer Software Unternehmen auf der ganzen Welt wichtige neue Möglichkeiten eröffnet.

Da Büros und Einrichtungen in vielen Regionen wiedereröffnet werden, ist es ein zentrales Anliegen, einen sicheren Fluss von Mitarbeitern mit sozialer Distanz zu gewährleisten und die Arbeit nach Möglichkeit von zu Hause aus aufrechtzuerhalten.

Mit TIMIFY können Sie ein digitales Reservierungssystem für Ihre Mitarbeiter erstellen, um den stetigen Wechsel von Arbeitsplätzen, den weitläufigen Zugang zum Büro für Teams und die Nutzung von gemeinsamen Räumen einfach zu koordinieren.

Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Online-Planungsfunktionen von TIMIFY am besten für die Verwaltung des Bürozugangs in verschiedenen Situationen nutzen können.


Mit TIMIFY Büronutzung für Einzelpersonen und kleinere Teams koordinieren

  • WER?

    Es geht darum, wie Einzelpersonen einen normalen Arbeitstag an ihrem üblichen Schreibtisch oder einem generell wechselnden Schreibtisch in einem Teamumfeld planen.

  • WIE?

    • Mit der Buchungssoftware von TIMIFY können Sie dem System Ihre Ressourcen hinzufügen, wie z. B. Mitarbeiter, Geräte und Besprechungsräume.
    • Verwenden Sie diese Funktion, um den Zugang zum Büro zu verwalten und einen einzelnen Schreibtisch oder einen anderen Arbeitsbereich als Ressource hinzuzufügen.
  • VORTEILE:

    • Sie können Ihrem Team dann erlauben, die Online-Buchung zu verwenden, um bestimmte Zeiträume für die Nutzung dieser Ressourcen zu reservieren (z. B. stündlich oder für einen halben oder ganzen Tag).
    • Dies schafft einen klaren Zeitplan für die Büronutzung, der innerhalb der Abteilungen oder im gesamten Unternehmen sichtbar ist und eine sichere und verantwortungsvolle Planung der Anwesenheit vor Ort ermöglicht.
    • Sie können sogar Benachrichtigungen für bestimmte Arbeitsbereiche festlegen und betroffene Kollegen informieren, wenn eine Ressource gebucht, storniert oder neu verplant wird.
    • Diese Verwendung von TIMIFY eignet sich perfekt für kleine Büroräume oder Unternehmen, in denen möglicherweise nur drei Ihrer sechs Mitarbeiter gleichzeitig vor Ort sein können.

TIMIFY für Teams und frequentiertes Aufkommen im Büro

  • WER?

    Diese oben genannte Lösung ist ideal für kleine Unternehmen oder Teams. Für größere Unternehmen ist es jedoch nicht unbedingt möglich, jeden Schreibtisch oder Arbeitsbereich manuell zum System hinzuzufügen.

  • WIE?

    • Mit unserer Gruppenbuchungsfunktion können Sie eine Veranstaltung in Ihrem online buchbaren Kalender erstellen und die Anzahl der zulässigen Teilnehmer und die Dauer der Veranstaltung begrenzen.
    • Hier ein Beispiel: Sie können eine Gruppenbuchung für jede Abteilung in Ihrem Büro erstellen und das Teilnehmerlimit auf beispielsweise 12 für Personal, 15 für Vertrieb und 20 für Marketing festlegen. Planen Sie es in Ihrem Kalender von 9-13 Uhr.
  • VORTEILE:

    • Jetzt können maximal 12 Personen aus Ihrem Personal-Team am Morgen einen Platz in ihrem Bürobereich reservieren. Kopieren Sie diese Gruppenveranstaltung und halten Sie sie erneut von 13 bis 17 Uhr ab.
    • Es ist einfach, Gruppenbuchungen so einzustellen, dass sie sich automatisch in Ihrem Kalender wiederholen (z. B. immer vormittags und nachmittags jeden Montag bis Freitag für die nächsten sechs Monate).
    • Dies ermöglicht es Ihnen in kürzester Zeit ein effizientes, online buchbares System für die Buchung von Bürozugängen zu implementieren.
    • Dank der digitalen Automatisierung ist nur eine sehr geringe Überwachung des Systems erforderlich, während Benachrichtigungen automatisch an jeden gesendet werden, der sie benötigt, und über Buchungen und Stornierungen informiert werden.
    • Wenn ein Platz in einer bestimmten Veranstaltung abgesagt wird, ist dieser sofort wieder zur Buchung verfügbar. Bei Bedarf wird jedes Teammitglied auf den erneut verfügbaren Platz aufmerksam gemacht.

Kalenderverwaltung und Videokonferenzen

Natürlich kann TIMIFY während COVID-19 viel mehr als nur den Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich verwalten.

Eine zuverlässige interne Zeitplanung für alle Geschäftsbereiche war noch nie so notwendig. TIMIFY bietet einen Kalender, der mit dem gesamten Unternehmen geteilt werden kann und Sie bei der Organisation unterstützt:

  • Einsatzpläne, Krankheits- und Urlaubstage
  • Buchungslinks – Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Links, die nicht nur Ihre individuelle Verfügbarkeit, sondern auch die gemeinsame Verfügbarkeit für eine benutzerdefinierte Gruppe von Mitarbeitern oder Ressourcen anzeigen.
  • Videokonferenzen – Mit den neuen TIMIFY-Apps für GoToMeeting und Zoom können Sie ganz einfach eine Videokonferenz für jedes Meeting in Ihrem Kalender einrichten.
  • Abhängigkeiten zwischen Buchungstyp und wesentlichen Ressourcen – Wenn Ihre Teambesprechung immer in einem bestimmten Raum stattfindet, immer einen Fernseher benötigt und immer der Finanzdirektor anwesend sein muss, erstellen Sie die Besprechung so, dass alles und jeder automatisch gebucht wird, wenn Sie diese Besprechung planen und in den Kalender eintragen.
  • Schnellbuchungs-Widget – Durchsuchen Sie den gesamten Geschäftskalender in Sekundenschnelle nach einer Vielzahl von Variablen. Es eignet sich ideal für Rezeptionisten, persönliche Assistenten und allgemein Personen, die regelmäßig Besprechungen planen.

Diese Vorschläge geben einen Überblick über die Möglichkeiten zur Koordination der Nutzung von Arbeitsbereichen mit TIMIFY.

Da viele Unternehmen ein solches zuverlässiges System so schnell wie möglich implementieren müssen, empfehlen wir, sich an unser Team zu wenden, um mehr über die detaillierten Einrichtungsmöglichkeiten zu erfahren.

Besuchen Sie unsere Website und chatten Sie noch heute mit unserem Team. Es berät Sie gerne Schritt für Schritt.

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

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