Nichterscheinen: Wie TIMIFY die Hauptsorge im Gesundheitswesen verringern kann

Das Problem

Jede Organisation, die medizinische Dienstleistungen erbringt, weiß, dass die Auswirkungen nicht rechtzeitig abgesagte Termine unter fast allen Gesichtspunkten Probleme verursachen.

Patienten müssen eventuell feststellen, dass sich ihr Zustand verschlechtert und sie in Zukunft öfter behandelt werden müssen. Derweil ist jeder versäumte Termin ein Zeitfenster, das nicht von einem anderen behandlungsbedürftigen Patienten in Anspruch genommen werden kann. Außerdem entstehen Verzögerungen für Patienten, die an diesem Tag in der Praxis warten. Für die Praxis bedeutet es, dass die wertvolle Zeit des Arztes vertan wird, Probleme bei der Planung auftreten und gegebenenfalls Einnahmen verloren gehen.

In Großbritannien meldet der „National Health Service“ (NHS), dass jedes Jahr 7,2 Millionen Termine beim Hausarzt versäumt werden. Dies entspricht 1,2 Millionen Stunden vertane Zeit der Ärzte und Kosten von 216 Mio. £, bei einem geschätzten Betrag von 30 £ je verpassten Termin. https://www.england.nhs.uk/2019/01/missed-gp-appointments-costing-nhs-millions/


Warum verpassen Patienten Termine?

Es wurden unzählige Studien zu den Gründen versäumter Termine durchgeführt. Obwohl die Ergebnisse je nach Art der Gesundheitsorganisation und des Standorts unterschiedlich sind, treten einige Faktoren in allen Untersuchungen immer wieder auf.

  • Termin wurde vergessen
  • Kurzfristige Probleme: persönliche Probleme, Kinderbetreuung, Verspätungen bei der Anreisen, Wetter, Arbeitsverpflichtungen
  • Die Praxis konnte nicht kontaktiert werden, um einen Termin zu verschieben
  • Zu unwohl fühlend, um zu erscheinen
  • Angst vor Diagnose / Behandlung
  • Schlechte Beziehung zum Arzt oder zur Praxis

Wie kann TIMIFY helfen?

Es ist klar, dass einige dieser Probleme reduziert werden können, wenn die Kommunikationskanäle zwischen Patienten und Arztpraxen verbessert werden und die Möglichkeit geboten wird, Termine einfach zu verschieben oder abzusagen. Aus diesem Grund hat TIMIFY eine Reihe automatisierter Kommunikationsmöglichkeiten entlang der Customer Journey entwickelt, um einige der oben genannten Probleme zu lösen. Sie reichen von der Buchung bis hin zur Betreuung nach dem Termin.  

Patienten können online stornieren oder neu planen 

Der Hauptvorteil des Terminplanungssystems von TIMIFY besteht darin, dass Patienten ihren Termin online buchen und ihn dann bei Bedarf stornieren oder neu planen können. Durch die Freiheit, ihre eigene Online-Buchung zu verwalten, können Patienten auf kurzfristig auftretende Probleme in ihrem Leben reagieren und ihren Termin mit wenigen einfachen Klicks in Sekundenschnelle verschieben.

Dabei haben Arztpraxen die Freiheit zu entscheiden, wie lange im Voraus Patienten ihren Termin spätestens absagen müssen (von 1 Stunde bis 48 Stunden).

Mit einem Echtzeitsystem, das den Buchungskalender verwaltet, wird jeder stornierte oder neu geplante Termin innerhalb von Sekunden für andere Patienten verfügbar gemacht. Somit werden weniger Termine vergeudet, die Zeit der Ärzte verschwendet und es entsteht eine höhere Terminverfügbarkeit für alle Patienten.

Sowohl der Patient als auch der Dienstleister erhalten eine E-Mail, in der sie über die vorgenommenen Änderungen informiert werden. So sind Sie und Ihr Team immer über Änderungen des Zeitplans informiert.

Praxen können die Online-Terminbuchung für Patienten auf vielfältige Weise bewerben, doch mit TIMIFY nutzen Patienten das System aus zweierlei Gründen von ganz alleine: Terminbestätigungen und Terminerinnerungen.

Terminbestätigungen

Viele Praxen verlassen sich noch immer auf ein Erinnerungskärtchen aus Papier, das den Patienten ausgehändigt wird. Bei Telefonbuchungen liegt die Verantwortung für das Notieren beim Patienten. Dies führt natürlich zu unzähligen Fehlern und vergessenen Terminen.

Wenn eine Buchung mit TIMIFY vorgenommen wird, hat der Patient die Möglichkeit, diese Buchung zu seinen persönlichen Kalendern wie Apple, Google, Outlook, Outlook.com und Yahoo hinzuzufügen, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er sich an den Termin erinnert.

Der Patient erhält sofort eine Bestätigungs-E-Mail (und / oder ggf. eine SMS) mit allen Termininformationen. Er hat jetzt einen Eintrag zum Termin, den er jederzeit nachschauen kann. Wichtig ist, dass die Nachricht auch Links enthält, über die der Patient den Termin selbst absagen oder verschieben kann.

Wie im Beispiel gezeigt, kann die E-Mail folgendermaßen aufgebaut sein:

Terminerinnerungen

Erinnerungen können bis zu 72 Stunden vor dem Termin per E-Mail oder SMS an die Patienten gesendet werden.

Die Erinnerung an einen Termin ist eine der bewährtesten Methoden für den Rückgang der Nichterscheinungs-Rate. Laut unserer Kunden kann die Reduzierung bis zu 60% betragen.

 Wie bei der Bestätigungsnachricht wird in der Erinnerungsmitteilung Folgendes deutlich angezeigt:


Lassen Sie TIMIFY für Ihre Praxis arbeiten

TIMIFY wurde entwickelt, um Ihren Kunden die Möglichkeit der Online-Terminplanung zu bieten. Wir arbeiten jedoch kontinuierlich daran, das System an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

  • Die Anzahl der Erinnerungsbenachrichtigungen kann an die Bedürfnisse Ihrer Kunden angepasst werden.
  • Im TIMIFY-Kalender erhalten Sie im Bereich „Benachrichtigungen“ einen klaren Überblick über jegliche Kommunikation per E-Mail, z. B. ob E-Mails erfolgreich gesendet und empfangen, vom Empfänger geöffnet oder vom E-Mail-Anbieter blockiert wurden. Dies kann hilfreich sein, wenn Patienten sagen, dass keine Mitteilungen eingegangen sind, oder wenn Patientengruppen angesprochen werden sollen, für die der E-Mail-Kontakt nicht geeignet ist.
  • Alle Mitteilungen werden automatisch an Kunden gesendet. Dies befreit Ihr Team von Verwaltungsaufgaben und Buchungsplänen, sodass es sich besser auf Patienten konzentrieren kann.
  • Legen Sie fest, welche Mitglieder Ihres Teams über Planungsänderungen informiert werden: die Person, die den Service bereitstellt, der Kontoinhaber oder beide, damit sie effektiv reagieren können.
  • Kennen Sie Ihre Praxis und Ihre Patienten. Wenn es bestimmte Patienten oder Gruppen gibt, die regelmäßig Termine verpassen, markieren Sie sie in der Kundendatenbank als „Nichterscheiner“. Auf diese Weise können Sie sie leicht identifizieren und andere Maßnahmen ergreifen, z. B. einen Anruf, um die Erinnerung noch persönlicher zu gestalten.
  • Analysieren Sie auf die gleiche Weise die von TIMIFY erhobenen Daten, um festzustellen, ob es Muster für das Nichterscheinen gibt. Falls es Schwierigkeiten bei bestimmten Zeiten oder Tagen gibt, passen Sie das System an, um dem entgegenzuwirken.

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TIMIFY bietet eine ganzheitliche Lösung für Praxen, unabhängig von Größe oder Schwerpunkt. Kontaktieren Sie uns noch heute, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie mit unserer Online-Planungslösung sowohl Ihr Zeitmanagement als auch Ihre Patientenerfahrung optimieren können.

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

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