9 Tipps, um die Effizienz von TIMIFY für Ihre Schule oder Universität zu steigern.

Von der Buchung von Flugtickets bis zur Bestellung von Take-away-Food kann heute bereits alles online erledigt werden. Zahlreiche Branchen, insbesondere Dienstleister, versuchen, mit diesem Trend Schritt zu halten. Die TIMIFY Online-Terminbuchung unterstützt Sie dabei nachhaltig. 

Der Mehrwert einer individuellen Online-Terminbuchungssoftware für den Bildungssektor ist enorm. Bei TIMIFY haben wir Lösungen für Universitäten, Gymnasien, Schulungszentren und Sprachlehrer entwickelt, unabhängig von der Größe oder den besonderen Anforderungen eines jeden Einzelnen oder einer Institution.

Für diejenigen, die unsere Software bereits implementiert haben, gibt es einige Funktionen, die die Effizienz und Effektivität nachhaltig steigern können. Folgend haben wir neun Features ausgewählt, die sicherstellen, dass Sie das Beste aus TIMIFY für Ihre Organisation herausholen.

1. Abhängigkeiten mehrerer Ressourcen, um die Nutzung Ihrer Lehrmittel zu optimieren.

Mit Hilfe unserer erweiterten Ressourcen- und Raumplanung können Sie zwischen all Ihren buchbaren Ressourcen (z.B. Klassenzimmer, Lehrmittel und Personalverfügbarkeit) erstellen. Auf diese Weise können Sie eine Klasse mit einem Lehrer und der für die Klasse benötigten Ausrüstung für die Online-Buchung in Abhängigkeit setzen – z.B. einem Chemieprofessor, einem Labor, einem Laptop, einem Projektor und zwei Laborassistenten. Sobald Sie diese Klasse zu Ihrem Kalender hinzufügen, werden nur die freien Zeiten in Ihrem Buchungs-Widget angezeigt, an dem alle Ressourcen zur Verfügung stehen. Dies alles ist automatisiert und kann jederzeit von allen Mitarbeitern mit den entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden.


2. Individueller Buchungs-Workflow

Fragen Sie im Rahmen des Online-Buchungsprozesses vorab zu jedem Termin zusätzliche nützliche Fragen ab, um sicherzustellen, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen, um Ihren Kunden die bestmögliche Unterstützung zu bieten.

Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Kurs anbieten, können Sie im Buchungs-Workflow zusätzliche Datenfelder hinzufügen, in denen Sie nach zusätzlichen für den Kurs benötigten Angaben fragen können.

Alle zusätzlichen Fragen können Sie Ihren Bewerbern als Pflichtfragen oder optionale Zusatzfragen stellen.


3. Nutzen Sie unser CRM, um den Fortschritt Ihrer Schüler zu verfolgen.

Mit unserem CRM-Tool können Sie jeder Zeit die Terminbuchungen Ihrer Schüler verfolgen und zusätzliche, nützliche Notizen zu jedem einzelnen Schüler hinzufügen, Noten eingeben oder ihre Aufgaben ablegen. Bei Bedarf kann die gesamte Buchungshistorie eines Schülers vollständig ausgedruckt werden.


4. Fügen Sie Ihren Terminen „Pufferzeiten“ hinzu, um Versäumnisse und Verzögerungen zu vermeiden.

Fügen Sie zum eigentlichen Termin weitere s.g. Vor- oder Nachlaufzeiten hinzu, die Sie für z.B. Raumeinrichtung, Erstellung von Notizen, Reinigung, Geräteprüfung benötigen. Ihre Schüler buchen damit weiterhin einen Termin von z.B. einer Stunde, in Ihrem Kalender werden aber zusätzlichen Zeiten vor und nach dem Termin geblockt, sodass keine weiteren Buchungen direkt erfolgen können.

So bietet die Abteilung Englische Literatur 30-minütige Schreibklassen, jeweils Montags bis Mittwoch von 14 bis 18 Uhr. Vorab zu jedem Termin muss der Tutor eine vom Studenten geschriebene Arbeit lesen und sich dazu Notizen machen.

Um vorab entsprechend Zeit zu haben, fügen Sie vor jedem Termin 15 Minuten Puffer im Kalender hinzu. In Ihrem Zeitplan sehen Sie die vollen 45 Minuten, die für jede Sitzung zur Verfügung benötigt werden, während die Schüler nur den für sie vorgesehenen 30-minütigen Termin einsehen kann.

Dies unterstützt Sie, ausreichend Zeit für die Unterstützung eines jeden Schülers haben und somit stets die volle Kontrolle über Ihre Kapazitäten behalten.


5. Machen Sie Campusführungen, Lehrkonferenzen und Abschlussfeiern online buchbar!

Bewerber können sich für Veranstaltungen jeder Größenordnung anmelden – über die Kommunikationskanäle, über die Sie eine Online-Anmeldung ermöglichen. Definieren Sie Zeiten, Teilnehmeranzahl, wiederholen Sie Veranstaltungen und passen Sie jedes Meeting vollständig an die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Teilnehmer an.  

Individualisieren Sie Ihr Buchungs-Widget und passen Sie Ihr Buchungsprofil so dem Design Ihrer Institution. Definieren Sie, ob Sie Online-Bezahlung der Teilnahmegebühr vornehmen möchten und ggf. dafür die entsprechende Rechnungen direkt aus Ihrem TIMIFY-Kalender erstellen und versenden möchten.


6. Buchbar, wenn Sie Zeit haben:

Teilen Sie Ihre Verfügbarkeit online mit, sodass Schüler, Eltern und Kollegen selbstständig Termine mit Ihnen vereinbaren können – genau dann, wenn sie Zeit haben. Direkt online, ohne weitere Anrufe oder E-Mails um einen Termin zu vereinbaren!

Mit TIMIFY können Sie Meetings mit unterschiedlichen Dauer einrichten: 30 Minuten für ein monatlichen Jour Fixe, 45 Minuten für eine Prüfungsvorbereitung oder vier Stunden für einen wöchentlichen Intensivkurs.


7. Verwalten Sie Reise-, Ferien- und Krankheitstage.

Dank unseres Dienstplaners lassen sich Abwesenheiten auf Grund von Reisen, Krankheit oder Urlaub jederzeit und vorab planen. Alle Zeiten, an denen Mitarbeiter nicht verfügbar sind, stehen daraufhin nicht über das Buchungs-Widget für eine Terminbuchung zur Verfügung. Verwalten Sie individuelle und flexible Arbeitszeiten von Teilzeitbeschäftigten, Freelancern und Freiwilligen. Sie können dieses Tool auch nutzen, um nur an bestimmten Tagen des Jahres oder des Monats online buchbar zu sein, z.B. für besondere Veranstaltungen oder Konferenzen.


8. Nutzen Sie unsere Mobile, Tablet und Desktop Apps, um Ihren Kalender unterwegs zu verwalten.

Sobald Sie die Apps heruntergeladen haben, die Sie verwenden möchten, vergessen Sie nicht, Ihren TIMIFY-Kalender mit anderen persönlichen Kalendern wie Google oder Outlook zu synchronisieren, um alle Ihre Kalender auf allen Ihren Geräten aktuell und jederzeit verfügbar zu halten.


9. Senden Sie automatische Terminbestätigungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen.

TIMIFY sendet bei einigen Kunden automatische E-Mail-Bestätigungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen, die nachweislich die Anzahl der Nichterscheinen um bis zu 60% reduzieren. Sie können den Studenten auch die Möglichkeit geben, einen Termin selbst zu verschieben oder abzusagen – alles online und voll automatisiert.

Die oben genannten Features liefern einen nachhaltigen Mehrwert für unsere Kunden aus dem Bildungssektor. Darüber hinaus haben wir weitere nützliche Optimierungen und Modifikationen, die ggf. Ihren Anforderungen entsprechen und somit den

Buchungsprozess noch besser Ihren Bedürfnissen individuellen Anforderungen anpassen. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren!

Weitere Informationen über TIMIFY finden Sie unter:

Author: TIMIFY

TIMIFY ist eine Online-Lösung für Terminplanung und Arbeits-Ressourcenverwaltung für mittlere und große Unternehmen. Mit seinem cloudbasierten Software Service (Software as a Service - SaaS) bietet das innovative Unternehmen ein intelligentes und einfach zu handhabendes Online Buchungssystem mit vielfältigen individualisierbaren Optionen.

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