6 Terminarten eines jeden Unternehmens – wie man sie mit TIMIFY verwaltet

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit der Organisation Ihres Arbeitskalenders? Was ist mit dem Versenden oder Beantworten von Einladungen zu Besprechungen? Die Verwaltung von Kundenbuchungen, die Planung von Teamsitzungen, der Umgang mit Absagen in letzter Minute und die Neuplanung von Terminen – und sich daran zu erinnern, ob es sich um persönliche oder virtuelle Termine handelt – nehmen oft viel zu viel Zeit in Anspruch.

Den Überblick über all diese verschiedenen Termine zu behalten, kann einem Kopfzerbrechen bereiten. Es gibt viele nützliche Online-Kalender, aber sie können in der Regel nicht so viele verschiedene Terminarten mit unterschiedlichen Buchungsmethoden in einem einzigen Kalender zusammenführen. Sie brauchen eine Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Die Antwort ist der Online-Kalender von TIMIFY, der sich an Ihr Unternehmen anpassen lässt. Sie können Termine je nach Bedarf planen, unabhängig davon, ob es sich um einen Einzel- oder Gruppentermin handelt, persönlich oder virtuell, oder ob bestimmte Räume oder Geräte reserviert werden müssen. Ganz gleich, um welche Terminarten es sich handelt, TIMIFY behält den Überblick und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit für wichtigere Dinge zu nutzen.

1. Buchungen von Zeitabschnitten

TIMIFY wurde entwickelt, um Ihnen eine einfache Möglichkeit zu bieten, ein Online-Buchungssystem zu implementieren. Seitdem haben wir es stetig weiterentwickelt und alle möglichen Funktionen hinzugefügt, die es zu einem führenden Terminmanagementsystem machen.

Benötigen Sie zum Beispiel Pufferzeiten zwischen den Terminen für die Reinigung oder die Bearbeitung von Papierkram? Oder möchten Sie Termine in Abschnitte unterteilen, wenn verschiedene Mitarbeiter oder Räume zu unterschiedlichen Zeiten benötigt werden? Kein Problem!

Ihre Kunden haben immer die volle Kontrolle über ihren Termin. Sie können ihn bei Bedarf jederzeit problemlos ändern oder stornieren. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, d. h. es gibt keine Doppelbuchungen, bereits gebuchte Zeiten werden wieder verfügbar und Ihre Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand. Lernen Sie alle Funktionen von TIMIFY kennen, mit denen Sie Ihr Terminmanagement optimieren können:

10 wichtige Features für die Optimierung Ihres Terminmanagements

2. Team Meetings

Obwohl TIMIFY ein einfaches Online-Terminsystem bietet, verwenden viele Unternehmen es auch zur Verwaltung ihrer internen Kalender und der Teamorganisation.

Gemeinsame Verfügbarkeiten von Teammitgliedern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, Feier- und Urlaubstagen zu finden, kann schwierig sein, besonders wenn man versucht, mehrere Regionen oder sogar Zeitzonen zu koordinieren. Mit TIMIFY erhalten Sie einen zentralen Überblick über die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter, wobei Änderungen in Echtzeit angezeigt werden.

Wenn Sie einen Termin mit mehreren Kollegen für eine bestimmte Dauer anlegen möchten, geben Sie Ihre Suchparameter ein und das System zeigt Ihnen alle verfügbaren Zeiten an. Sie müssen keine E-Mails mehr senden, in denen Sie nach Verfügbarkeiten fragen, denn TIMIFY sorgt dafür, dass alles aktuell ist. Erfahren Sie, wie unser Team TIMIFY für die interne Terminplanung und Organisation nutzt:

Als Remote-Team zusammenarbeiten – TIMIFY zeigt, wie es geht

3. Individuelle Buchungen

Neben Kundenterminen müssen Unternehmen auch externe Termine mit Lieferanten, Verkäufern und anderen Dienstleistern planen. Die Booking Links App von TIMIFY ermöglicht es, voreingestellte Online-Buchungsoptionen mit nur einem Klick zu planen.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig mit einem Partner oder einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie mit der Booking Links App individuelle Buchungslinks erstellen, auf die nur diese Personen zugreifen können und die nur von Ihnen vorab ausgewählte Zeitfenster anzeigen. Sie können einzelne Besprechungen oder wiederkehrende Termine planen oder sogar eine Reihe von Besprechungen buchen, die sich über mehrere Tage erstrecken – ganz wie es Ihren Bedürfnissen entspricht.

Vielleicht müssen Sie sich einmal im Monat mit einem Lieferanten persönlich im Büro treffen oder Sie haben einen Kunden, mit dem Sie jeden Donnerstag- oder Freitagnachmittag online sprechen müssen. Sie können personalisierte Buchungslinks erstellen und Ihre Besprechungsparameter festlegen, sodass die andere Partei nur ihre Verfügbarkeit innerhalb dieser Parameter auswählen muss. Alle anderen Details werden im Voraus festgelegt und automatisch auf jeden einzelnen Termin angewendet.

Verwenden Sie die Booking Links App, um die Planung Ihrer externen – oder auch internen – Meetings zu vereinfachen:

Beschleunigen Sie Ihren Buchungsprozess mit der Booking Links App

4. Gruppentermine

Ganz gleich, ob Sie einen Yogakurs, ein Seminar über persönliche Finanzen oder ein Team Meeting zur Planung Ihrer Betriebsfeier organisieren möchten, die Gruppenfunktion von TIMIFY unterstützt Sie bei der Verwaltung von Gruppenveranstaltungen und bietet verschiedene Online-Buchungsoptionen.

Sie können die maximale Teilnehmerzahl festlegen oder die Anzahl der Plätze begrenzen, die eine einzelne Person reservieren kann. Sie können auch wiederkehrende Veranstaltungen erstellen, indem Sie diese Option im Voraus auswählen oder die Veranstaltung einfach in Ihrem Kalender duplizieren.

Eine weitere großartige Funktion ist, dass Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben können, freiwillig oder obligatorisch online im Voraus zu zahlen. Erfahren Sie alles, was Sie über die Planung von Kursen und Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmern wissen müssen: Planungslösungen für erfolgreiche Kurse und Veranstaltungen.

5.  Termine für Laufkundschaft

Obwohl die Online-Buchung von Terminen mehrere Vorteile hat, sind einige Unternehmen oder Organisationen hauptsächlich auf Laufkundschaft bzw. spontane Termine angewiesen. TIMIFY hat eine einzigartige Lösung entwickelt, um diesen Prozess zu vereinfachen und ihn in Ihren Kalender zu integrieren.

Die Warteschlangen-App von TIMIFY bietet Kunden, die ohne Termin erscheinen, die Möglichkeit, in den bestehenden Terminkalender integriert zu werden. Wenn sie bei Ihnen ankommen, sehen sie auf einem Display den nächsten freien Termin für die gewünschte Dienstleistung, den sie direkt buchen können.

Wenn Sie keine festen Termine anbieten, wie z.B. in einem Bürgerbüro oder in Geschäften mit begrenzter Besucherzahl, können Sie die Queuing App nutzen, um Besucher durch Scannen eines QR-Codes eine Wartenummer ziehen zu lassen, die ihnen alle weiteren Informationen direkt auf ihr mobiles Gerät sendet.

Der QR-Code informiert sie nicht nur über ihren Platz in der Warteschlange, sondern auch über die voraussichtliche Wartezeit. Es wird eine Benachrichtigung verschickt, wenn sie an der Reihe sind. So können sie die Wartezeit nutzen, um andere Besorgungen zu erledigen oder einen Kaffee zu trinken, was die Besucher zufriedener stellt und die Zahl der Menschen im Wartebereiche oder Warteschlangen verringert. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten mit der TIMIFY Q-App:

Sichere und bequeme Vor-Ort-Services mit dem TIMIFY Q-App

6. Virtuelle Termine

Besprechungen, Schulungen, Kurse und Beratungen können persönlich oder online stattfinden. Deshalb verfügt TIMIFY über mehrere Funktionen speziell für virtuelle Termine und stellt sicher, dass diese in Ihren Bürokalender integriert werden.

Der gesamte Prozess – von der Buchung des virtuellen Meeting-Raums bis zur Durchführung der eigentlichen Veranstaltung über eine interaktive Videoverbindung – lässt sich mit TIMIFY einfach organisieren.

TIMIFY lässt sich mit Microsoft Teams, Zoom und GoToMeeting integrieren. Sie können auch unseren hauseigenen Videodienst MeetMe nutzen. Wenn Sie einen Termin buchen, werden die Zugangsdaten automatisch erstellt und mit der Terminbestätigung verschickt. Sie müssen sich um nichts kümmern. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten von virtuellen Terminen mit TIMIFY:

Organisieren Sie Video-Veranstaltungen und Videokonferenzen mit TIMIFY

Welche Terminarten benötigen Sie für Ihr Unternehmen? Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie die Terminplanung für Ihr Unternehmen umsetzen können, wenden Sie sich bitte an unser Team im Chat auf unserer Website. Wir beraten Sie gerne.

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